Mijn Studiezaal (inloggen)
1518 Bedrijf Openbare Werken en het Gemeentelijk Grondbedrijf te Haarlem
1518
Bedrijf Openbare Werken en het Gemeentelijk Grondbedrijf te Haarlem
Inleiding
1. Geschiedenis van de organisatie
2. Geschiedenis van het archief
1518 Bedrijf Openbare Werken en het Gemeentelijk Grondbedrijf te Haarlem
Inleiding
2.
Geschiedenis van het archief
laatste wijziging 21-04-2017
Het archief was zaaksgewijs geordend volgens de systematiek van de Basis Archief Code. De bescheiden van de beide diensten, Openbare Werken en het Gemeentelijk Grondbedrijf zijn in één archief opgenomen waardoor een vermenging van archieven is ontstaan.
Per 1 januari 1953 heeft de organisatie gekozen voor ordening volgens het decimale stelsel van de code-VNG, en voor de postinschrijving het fiche-doorschrijfsysteem. In 1970 werd de methodiek van het fiche-doorschrijfsysteem vernieuwd. Er werd gebruik gemaakt van het fiche-kopieersysteem. De binnenkomende post en concepten van initiatiefbrieven werden d.m.v. de OCE-1900 verkleind tot A5 formaat, zodanig dat er twee brieven op één vel A4 stonden.
Per 1 januari 1953 heeft de organisatie gekozen voor ordening volgens het decimale stelsel van de code-VNG, en voor de postinschrijving het fiche-doorschrijfsysteem. In 1970 werd de methodiek van het fiche-doorschrijfsysteem vernieuwd. Er werd gebruik gemaakt van het fiche-kopieersysteem. De binnenkomende post en concepten van initiatiefbrieven werden d.m.v. de OCE-1900 verkleind tot A5 formaat, zodanig dat er twee brieven op één vel A4 stonden.
De stukken waren van tevoren voorzien van een routingstempel, datum en classificatienummer. Doordat de routing ook direct is aangegeven blijkt uit de kopie aan wie het stuk als eerste ter hand is gesteld.
De verblijfsadministratie werd zeer consequent en zorgvuldig bijgehouden. Maandelijks werd er gerappelleerd in de vorm van kopie-brieven (ook het voorblad) die apart op nummer en op afdeling werden verzameld.
Alle binnengekomen post met vragen, opmerkingen en verzoeken e.d. werden geregistreerd. Ook de uitgaande post werd geregistreerd. Het registratienummer was een volgnummer.
De verblijfsadministratie werd zeer consequent en zorgvuldig bijgehouden. Maandelijks werd er gerappelleerd in de vorm van kopie-brieven (ook het voorblad) die apart op nummer en op afdeling werden verzameld.
Alle binnengekomen post met vragen, opmerkingen en verzoeken e.d. werden geregistreerd. Ook de uitgaande post werd geregistreerd. Het registratienummer was een volgnummer.
In de dynamische fase bestaat de dossierinventaris uit de uitleenkaarten die behoren bij de dossiers. Voor de semi-statische fase wordt een losbladige dossierinventaris gebruikt. Een overzicht van de naar het statische archief overgeplaatste archiefdelen met plaatsingsnummer dat zich bevindt in het souterrain van het gebouw van Openbare Werken / Gemeentelijk Grondbedrijf aan het Zuider Buiten Spaarne 22 te Haarlem, waarin tevens is aangegeven wanneer en welke dossiers zijn vernietigd.
Vernietiging werd toegepast, maar werd niet in lijsten omschreven er werd niet om machtiging gevraagd aan de gemeentearchivaris. Eenmaal is dit wel gebeurd, namelijk in 1979, met een deel van het personeelsarchief. Toen werd er door de gemeentearchivaris medegedeeld dat de omschrijving te sober was en de vermelding van het onderwerpnummer van de vernietigingslijst ontbrak. De overige vernietiging heeft plaatsgevonden krachtens mondelinge toestemming van de afdelingshoofden van Interne Zaken. De eigenlijke regelgeving staat in artikel 26 lid 6 van het besluit Post- en Archiefzaken 1983 Haarlem. Verklaringen van vernietigde bescheiden door de Dienst der Domeinen (in kg) zijn wel aanwezig in het archief van Gemeentewerken.
Het personeelsarchief en de personeelsdossiers vallen buiten deze inventaris en zijn op de afdeling Personeelszaken aanwezig. De archiefstukken betreffende personeelsaangelegenheden berusten tot 1990 in originele vorm in het secretarie-archief. De personeelsaangelegenheden opgenomen in deze inventaris zijn van algemene aard en werden dan ook centraal gearchiveerd.
De jaarrekeningen van de diensten Openbare werken en het Gemeentelijk Grondbedrijf zijn nooit opgeborgen in het archief, maar werden bij de afdelingen in de kast bewaard. Het verzenden van de rekeningen is wel geregistreerd conform een afgesproken procedure. Na het vinden van deze stukken en vermelding dat er een archiefinventaris gemaakt wordt, werden alle jaarrekeningen terstond afgestaan.
Het te bewerken archiefbestand zag er in eerste instantie goed uit, maar niet volledig ontdaan van te vernietigen stukken en nietjes e.d. Ook zaten alle documenten gehecht in mappen door middel van ijzeren hechtstrips met deklijsten.
Gezien de periode van het begin van het archiefdeel waren de mappen en dozen niet zuurvrij. In verband hiermee zal het archief voordat het overgebracht wordt naar het Gemeentearchief overgepakt moeten worden in zuurvrije materialen en ontdaan moeten worden van metaal.
Bij de start van het inventariseren bedroeg de totale lengte van het te bewerken archiefdeel 46 meter. Na inventarisatie is dit teruggebracht tot ca. 9,1 meter te bewaren archief.
Het archief 1920-1952 is in 1967 overgedragen aan het Gemeentearchief, en in een summiere beschrijving (plaatsingsnummer) beschreven door de gemeentearchivaris.
3. Verantwoording
4. Gebruiksaanwijzing
5. Openbaarheid
laatste wijziging 05-05-2020
361 beschreven archiefstukken
10 gedigitaliseerd
totaal 1.868 bestanden
Inventaris
laatste wijziging 05-05-2020
361 beschreven archiefstukken
10 gedigitaliseerd
totaal 1.868 bestanden
Kenmerken
Datering:
1953-1990
Omvang in meters:
9,75
Periode documenten:
(1952) 1953-1990 (1993)
Openbaarheid:
openbaar
Raadpleegmogelijkheid:
Haarlem, Jansstraat, raadpleging mogelijk binnen 30 minuten
Gebruiksinformatie:
Inventaris in band 49.1 inv. nrs. 1-312. Toegang op de tekeningen-microkaarten zie band 49.1 bijlage 3: overzicht van tekeningen die behoren bij de percelen, waar diensten gevestigd zijn/waren. Een gedeelte van het archief is niet geïnventariseerd.
Gemeente:
Haarlem
laatste wijziging 05-05-2020
361 beschreven archiefstukken
10 gedigitaliseerd
totaal 1.868 bestanden