In het verleden zijn lijsten met archiefbescheiden opgesteld bij de wisseling van schouten. De aanduidingen in deze lijsten zijn helaas dermate summier, dat aan de hand van de hierin opgenomen gegevens geen conclusies konden worden getrokken met betrekking tot de ordening van het archief van vóór de 19e eeuw. *  Daarnaast is er een lijst bewaard gebleven, welke vroeger vermoedelijk heeft gefungeerd als inhoudsopgave van de loketkas of dorpskist. Deze lijst gaf geen informatie over een mogelijke aanwezige archiefstructuur. *  De bovengenoemde lijsten hadden bovendien slechts betrekking op Spaarnwoude. Aan het einde van de 19e eeuw heeft Van Doorninck het archief van de gemeente Haarlemmerliede c.a. geïnventariseerd Deze inventaris is gedrukt en in 1894 uitgegeven. * 

Van Doorninck heeft de losse archiefstukken van de vijf ambachten alle op chronologische volgorde gelegd en vervolgens beschreven, zonder er rekening mee te houden dat het hier om vijf afzonderlijke ambachten ging. Deze series heeft hij gedeeltelijk intact gelaten; deze zijn geplaatst op datum van het oudste stuk van de serie.

De oude ordening (zo die in 1894 nog aanwezig was) was onherkenbaar geworden. In 1922 is gepoogd de stukken van de diverse ambachten weer bijeen te plaatsen. Tijdens het inventariseren heb ik moeten concluderen dat het bij een poging is gebleven. Van de archiefbescheiden is toen een zeer beknopt overzicht opgesteld (bijv. Houtrijk en Polanen, 1723-1811). Bij deze "inventarisatie" zijn ook "historische bundels" gevormd (bijv. alle stukken betreffende de kerk van Spaarnwoude), welke voor een deel in het archief van na 1811 werden teruggevonden. De door mij aangetroffen ordening was gebaseerd op de "inventarisatie". Het hele overgebrachte archief van Haarlemmerliede en Spaarnwoude van na 1811 (ca. 70 strekkende meter) is nagezien op stukken, welke in deze inventaris zouden behoren te worden beschreven. De aangetroffen stukken zijn teruggebracht tot het hierna beschreven archief. Bij een nadere inspectie werden later ook op de zolder en in de archiefkluis van het gemeentehuis te Halfweg stukken daterend van vóór 1811 aangetroffen. Deze stukken zijn alsnog overgebracht en beschreven.

De cesuur in het archief heb ik gelegd op 1 januari 1812. Dit is zowel een historische als een archivistische cesuur; op deze datum werden namelijk de vijf gemeenten Haarlemmerliede c.a., Houtrijk en Polanen, Hofambacht, Zuid-Schalkwijk c.a. en Spaarnwoude opgeheven en samengevoegd tot één gemeente.

Na de samenvoeging van 1812 treden in het archief dan ook de wijzigingen op. De veranderingen van 1795 hebben slechts te maken met de archiefvormende instelling, en niet met het archief zelf.

Tijdens de ordening van het archief is door mij uitgegaan van de structuur van de vroegere plattelandsbesturen.

De stukken, die voortgekomen zijn uit de rechterlijke functies van het dorpsbestuur bevinden zich voor het grootste deel als rechterlijk archief in het Rijksarchief in Noord-Holland, thans Noord-Hollands Archief geheten; niettemin werden in het door mij geïnventariseerde archief nog stukken voortgekomen uit deze functies aangetroffen.

Deze zijn opgenomen in de rubriek "Justitiële zaken", met een verwijzing naar de stukken, die zich bevinden in het Rijksarchief (zie bijlage I).

Onderscheid is gemaakt tussen heffingen t.b.v. de dorpskas en gemenelandsbelastingen; de dorpsheffingen vormen een onderdeel van de financiële administratie van het dorp.

De financiële stukken, die samenhangen met de behartiging van een bepaalde aangelegenheid, zoals uitgaven voor de polder, de kerk of de school, zijn bij desbetreffende onderwerpen geplaatst. Voor deze ordening is gekozen, omdat anders de stukken van iedere zaak, die financiële gevolgen heeft onder financiën kan worden geplaatst, het onderwerp "Dorpsfinanciën" zou dan een overvolle vergaarbak worden.

De archiefbescheiden van de polders hebben tot in de 19e eeuw deel van het ambachtsarchief uitgemaakt. Pas na de reglementering van de polder (de scheiding tussen gemeente- en polderbestuur) kan er sprake zijn van aparte archieven van het polderbestuur.

Bij de inventarisatie van de archieven van een aantal polders is geen rekening gehouden met het herkomstbeginsel. *  H.G. Danner zegt hierover: "In plaats daarvan heeft men getracht het zogenaamde successiebeginsel toe te passen (het beginsel dat de archiefbescheiden van een opgeheven lichaam overgaan op een lichaam dat de rechten en functies van dat opgeheven lichaam overneemt) en dan nog ten onrechte. De polder, bestuurd door de gemeenten (voorheen ambachten) zijn immers niet opgeheven, ze zijn alleen zelfstandig geworden. Vanaf dat moment komen er eigen besturen, die eigen archieven vormen, de zogenaamde polderarchieven". * 

In het verleden zijn ook veel oude polderstukken, die tot de ambachtsarchieven van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude behoren, terecht gekomen in de archieven van de in de 19e eeuw gereglementeerde polders. Getracht is dit te herstellen door de ordening van stukken, opgenomen in niet gedrukte polderinventarissen, het herkomstbeginsel toe te passen en de oude polderstukken terug te brengen tot de oude ambachtsarchieven. Soms was dit niet meer mogelijk; *  in dat geval is verwezen naar het corresponderende nummer in de gedrukte inventaris. * 

In de inventaris zijn beschrijvingen van stukken opgenomen, welke in 1921 zijn overgebracht naar het Rijksarchief in Noord-Holland. *  Het betrof hier stukken betreffende de belasting op het recht van successie, in principe is er geen reden om andere gewestelijke en/of landsbelastingen en deze belasting verschillend te behandelen.

Een aantal stukken is volgens het herkomstbeginsel *  teruggebracht tot het archief, waaruit ze afkomstig zijn:

A. betreffende Sloten:

Houtrijk en Polanen heeft tot 1795 deel uitgemaakt van de ambachtsheerlijkheid Sloten c.a. *  Deze samenhang heeft ook sporen achtergelaten in het archief van dit ambacht. Zo werden er in dit archief stukken *  behorende tot het archief van Sloten *  aangetroffen.

Deze stukken zijn in april 1982 teruggebracht naar het archief van Sloten.

B. betreffende Spaarnland:

In de geschiedenis is de naam Spaarnland *  verloren gegaan, Spaarnland heeft met Spaarndam een ambacht gevormd. *  Later is de naam Spaarnwoude met Spaarnland verward, ten gevolge waarvan ik bij de inventarisatie dit stuk ten onrechte in het archief van Haarlemmerliede aantrof. *  Dit stuk is teruggebracht naar het archief van Spaarndam.