Helaas is niet van elke overledene een memorie van successie aanwezig. Over het algemeen werden de 'negatieve' memories (de sterfgevallen waar geen belasting werd geheven) vernietigd. Uitzondering daarop zijn voor de periode 1818-1877 de memories die een opgave van onroerend goed bevatten. Tot 1878 werd alleen belasting geheven als iemand zonder nakomelingen overleed . Liet iemand nakomelingen in de neergaande lijn na (kinderen, kleinkinderen, etc.) dan is er tot 1878 dus alleen iets te vinden als die persoon onroerende goederen naliet. Na een wetswijziging veranderde dat in 1878. Toen werd een belastingvrije voet ingevoerd, wat inhoudt dat voor nalatenschappen die vielen binnen de belastingvrije voet een vrijstelling voor het betalen van successiebelasting gold. Over het algemeen zijn deze memories vernietigd, en zijn dus voor deze periode alleen memories bewaard als er belasting verschuldigd was. De vanaf 1878 bewaarde memories bevatten wel alle posten waarover belasting betaald moest worden, dus niet alleen onroerend goed, maar ook roerende goederen en waardepapieren. Er werd echter vaak geen opsomming gegeven van individuele objecten, dat gebeurde alleen bij de wwaardepapieren en vorderingen.

Niet van alle kantoren zijn alle archiefstukken aanwezig. Tijdens de Tweede Wereldoorlog is een deel van de Amsterdamse gegevens verloren gegaan. Daarom zijn de memories van kantoor Amsterdam uit de jaren 1864-1881 niet aanwezig; datzelfde geldt voor de periode tot en met 1881 ook voor de tafels V-bis van dit kantoor. Op dezelfde manier gingen alle archiedstukken van het opgeheven kantoor Nieuwer-Amstel (jaren 1818-1869) verloren. Van het kantoor Texel ontbreken alle archiefstukken van voor 1840. Van kantoor Medemblik zijn de tafels V-bis over de jaren 1856-1885 verloren gegaan. Van het kantoor Enkhuizen geldt dat voor de tafels V-bis zelfs voor de gehele periode 1856-1927.

Over het algemeen zijn de memories geordend op overlijdensdatum, in de beginperiode soms op datum van binnenkomst. Per kantoor kan de ordening wat verschillen. Soms is alles geordend op overlijdensdatum (per jaar, per half jaar, per kwartaal of per maand), maar sommige kantoren hebben alle memories van een gemeente bij elkaar gevoegd. Per periode en kantoor is dat een kwestie van controleren.

In de periode 1818-1856 zijn de alfabetische toegangen op de memories niet bewaard gebleven. Als er nog geen moderne index gemaakt is moet u dus 'op de bonnefooi' zoeken. Zoals hiervoor al aangegeven zoekt u over het algemeen op overlijdensdatum. Maar bijvoorbeeld werkt dat niet bij het kantoor Enkhuizen., omdat de memories daar geordend zijn op datum van inlevering. En die kan tot een half jaar na het overlijden hebben plaats gevonden.

Vanaf 1856 zijn over het algemeen de tafels V-bis beschikbaar. Daarin staan alle sterfgevallen binnen het werkgebied van het kantoor vermeld. Voor de naam van overledene staat het dossiernummer vermeld waarmee u de memorie (als die bewaard is gebleven) kunt terug vinden. Ook als een moderne index is gemaakt kan de tafel V-bis nog nuttig zijn om te raadplegen. Als er sprake is van een vernietigde memorie vindt u in de tafel in elk geval nog de gegevens vermeld rond de aangifte, ook al is die zelf niet meer te vinden. Verder werd in dit register vaak ook bijgehouden wanneer een boedelinventaris of een boedelscheiding werd gemaakt. Als in de memorie van aangifte een notaris werd genoemd, hebt u in elk geval een aanknopingspunt om naar deze akten op zoek te gaan.

Van de meeste kantoren is ook de tafel VI bewaard. Dat is een alfabetisch overzicht van personen die een testament hebben opgemaakt. Dit register is gestart in 1882 en loopt door tot 1926. Het gaat alleen om personen die in 1882 nog in leven waren en die tot aan 1926 een testament hebben gemaakt. Vóór het jaar 1882 bestaat geen aparte registratie van testamenten, voor de periode vanaf 1926 zoekt u naar testamenten via het Centraal Testamentenregister; dat register wordt bewaard bij het Nationaal Archief in Den Haag.

Er wordt voortdurend gewerkt aan een digitale index op alle bewaarde memories van successie. Omdat daarop steeds aanvullingen op de website van het Noord-Hollands Archief geplaatst worden komen op die manier steeds meer vermeldingen digitaal beschikbaar. Aangezien inmiddels alle onderdelen van het archief in de vorm van scans beschikbaar zijn, kunt u op afstand naar de memories of andere gegevens zoeken en deze indien gewenst gratis downloaden.