Tot de vestiging van de Bataafse Republiek was de exploitatie van het postverkeer geheel in handen van stadsbesturen en particulieren. Aan de ook op dit terrein bestaande misstanden als ambtenverkoop en coöptatie kwam in 1799 een einde toen alle posterijen werden genationaliseerd. Het zou nog een halve eeuw duren voor de overheid het inzicht, dat een goed georganiseerd postwezen van grote betekenis was voor de nationale economie, in een wet tot uitdrukking bracht. Tot dat ogenblik waren slechts in een aantal grotere plaatsen postkantoren gevestigd geweest. De Postwet van 1850 bepaalde in artikel 22 dat "in elke gemeente van het Rijk (...) achtereenvolgende en zoodra de omstandigheden dit toelaten eene gelegenheid tot het *  ontvangen en verzenden van brieven met de post" zou worden geopend.

De plaatsen waar in elk geval een postkantoor gevestigd moest zijn, werden in een enkele maanden later aangenomen wet genoemd

Het toezicht op de postkantoren lag sinds 1844 bij een zestal ambtenaren die de titel voerden van "inspecteur der posterijen en verdere middelen van vervoer". Een inspecteur moest elk kantoor binnen zijn rayon tenminste vier keer per jaar bezoeken om te controleren of aan de stipte uitvoering en handhaving van wetten, reglementen en administratieve voorschriften de hand werd gehouden. Het aantal inspecteurs en daarmee de omvang van de rayons is in de loop der jaren diverse malen veranderd. Bij K.B. van 16 september 1925 nr. 10 is het inspectiekantoor Amsterdam verplaatst naar Haarlem.

Een van de vele uitvindingen in de tweede helft van de 19e eeuw, de telegraaf, maakte het mogelijk om grote, communicatie belemmerende afstanden te overbruggen. Met de Telegraafwet van 1852 onderstreepte het Rijk het belang van telegraafverbindingen. In de grote plaatsen zouden naast de postkantoren aparte telegraafkantoren worden opgericht, in kleine plaatsen konden beide diensten worden gecombineerd. Enkele decennia later, in 1886, was de samenvoeging door de benoeming van J.P. Hofstede tot "hoofddirecteur der posterijen en telegrafie" ook op bestuurlijk niveau een feit. De posterijen en telegrafie ressorteerden nu ook onder hetzelfde departement, namelijk dat van Waterstaat, Handel en Nijverheid. Nadat ze in 1893 een zelfstandige dienst varen gaan vormen met aan het hoofd een directeur-generaal, volgde in 1915 de omzetting tot staatsbedrijf. Ook de telefoondienst "behoorde inmiddels tot het takenpakket van het "Hoofdbestuur der Posterijen en Telegrafie" . Hoewel er dus na 1915 feitelijk reeds sprake was van het staatsbedrijf der PTT werd deze benaming pas door het besluit van 11 maart 1929 (Stbl. 74), dat de organisatie van het staatsbedrijf regelde, officieel.

Het is hier de plaats voor een enkel woord over het in de inventarisnummers 65-71 vermelde ambulante postkantoor langs de Rijnspoorweg. Als service aan de reizigers richtte men een aantal rijtuigen in als postkantoor, waarvoor dezelfde bepalingen golden als voor de normale postkantoren . De portokosten van de in de treinen afgegeven post werden berekend vanaf het dichtstbijzijnde postkantoor. De "thuisbasis" van deze dienst was Amsterdam, reden waarom alle personeelsleden in die stad woonachtig moesten zijn.

De in de inventaris beschreven archiefbescheiden beslaan het tijdvak van 1813-1926. Slechts van de inspectie Haarlem zijn enkele stukken tot latere datum (1933) aanwezig. Bij de overdracht van de archivalia in 1972 door de Centrale Directie van de PTT aan het Rijksarchief in Noord-Holland is het jaar 1926 als afsluitdatum gekozen omdat de administraties van de PTT op 1 januari 1927 op het dossierstelsel met een decimaal classificatiesysteem zijn overgegaan. Het hoofdbestanddeel, afkomstig van de kantoren, was chronologisch per plaats opgeborgen. Hierin is bij de inventarisatie geen verandering gebracht omdat de raadpleger vermoedelijk in hoofdzaak geïnteresseerd zal zijn in een bepaalde plaats, en de omvang van de op een bepaald kantoor betrekking hebbende stukken een gedetailleerde beschrijving niet rechtvaardigde.

Tijdens de inventarisatie in 1977 zijn er geen bescheiden vernietigd. De hiaten die men hier en daar kan constateren zijn toe te schrijven aan de activiteiten van de kantoorhouders die omstreeks 1890 van het hoofdbestuur opdracht kregen hun archieven naar eigen inzicht te selecteren op belangrijk materiaal en de rest te vernietigen. Daarna zijn de archieven voor de overdracht aan het rijksarchief nog eens door de Centrale Directie geschoond.