Na de gemaakte selectie kunnen de documenten worden beschreven. Hierdoor wordt de inhoud van het archief toegankelijk gemaakt zodat een onderzoeker gericht het archief kan raadplegen.

Samen met een medewerker van het Noord-Hollands Archief wordt besloten welke manier van toegankelijk maken het meest geschikt is voor het archief. Dit kan een plaatsingslijst (een eenvoudige opsomming van de mappen/documenten) of een inventaris zijn. Bij een inventaris wordt een systematische indeling aan de hand van een archiefschema gemaakt. In de ‘Richtlijnen beschrijven particuliere archieven’ wordt uitgelegd hoe de documenten kunnen worden beschreven.