Het archiefmateriaal moet voor overdracht schoon zijn en vrij van schadelijke materialen zoals nietjes, paperclips en plastic mappen. Ook moet het materiaal vrij van schimmel en ongedierte zijn. Indien er twijfel is over de reinheid van het materiaal, is het mogelijk om te overleggen met de contactpersoon bij het Noord-Hollands Archief. In de richtlijnen ‘Zelf uw archief voorbereiden’ is te lezen hoe documenten materieel kunnen worden verzorgd.