Samen klaar voor de toekomst! Visie Programma Digitaal Informatiebeheer NHA 2021-2022
In het Programma Digitaal Informatiebeheer werken we de komende twee jaar aan het verder vormgeven van expertise ten behoeve van de aangesloten overheidsorganisaties en collega- instellingen met wie we als Noord-Hollands Archief (NHA) samenwerken. Dit doen we in een partnerschap waarbij we bouwen aan elkaars kennis en ervaring. Het Programma Digitaal informatiebeheer is steeds in beweging. De aangeboden diensten, zoals handleidingen en voorzieningen, passen we aan de hand van opgedane ervaringen aan. Dit past bij onze overtuiging dat ons vakgebied vraagt om meebewegen met nieuwe mogelijkheden en inzichten.
NHA e-Depot
Een belangrijke dienst is het NHA e-Depot. Het is van belang om te komen tot een goed werkende voorziening die aansluit op zowel de geldende archiefprincipes als de werkpraktijk, wensen en behoeftes van de aangesloten overheidsorganisaties. We beginnen met het realiseren van een stevige basis die bestaat uit de benodigde controles en omzettingen om digitale informatie op te nemen en een laag die het mogelijk maakt de opgenomen informatie te raadplegen. Hierbij richten we ons in eerste instantie op digital born informatie. Dit is informatie die is aangemaakt in (vak)applicaties en voorzien is van metadata (informatie over de data).
In trajecten die we per overheidsorganisatie vastleggen in een tweejarig werkplan doen we ervaring op met complexe digital born informatie zoals bijvoorbeeld milieudossiers, waarbij sprake is van veel verschillende bestandsformaten en onderlinge verbanden die behouden moeten worden om de informatie authentiek en betrouwbaar te houden.
Maatwerk in opname
We zijn ons ervan bewust dat er reeds digitaal archief is opgebouwd, de erfenis van de beginperiode van de digitale overheid. Deze is vaak opgeslagen op netwerkschijven en in verschillende, mogelijk verouderde, (vak)applicaties. Er is geen eenduidige oplossing voor de opslag en preservering van deze archieven. Dat vergt maatwerk en veel inzet van zowel het NHA als de aangesloten overheidsorganisaties om maatwerkoplossingen te creëren en ook deze informatie veilig op te slaan. Deze maatwerkoplossingen komen ook aan bod in het werkplan. Als het opnemen van verschillende soorten digital born informatie en de raadpleging goed verloopt, kan de stap worden gezet naar het opnemen van gedigitaliseerde informatie die ook in papieren vorm bestaat. Omdat de relatie met de fysieke stukken behouden moet blijven vraagt dit om een andere aanpak. Het NHA verkent de mogelijkheden van bijvoorbeeld Linked Open Data om hierin te voorzien.
Duurzame toegankelijkheid
Na het veilig opslaan van informatie vindt er actieve preservering plaats. Dat houdt in dat de ontwikkelingen van technologische processen binnen en buiten het NHA worden gemonitord, zodat de informatie leesbaar en toegankelijk blijft. Op basis daarvan worden risico’s en verbeterpunten zo vroeg mogelijk in kaart gebracht waarop we kunnen anticiperen. Het risico op verlies van informatie die reeds is opgeslagen in het NHA e-Depot is daarmee minimaal.
Ontwikkelingen
Naast het NHA e-Depot is onze blik ook verder naar buiten gericht. We gaan in gesprek met leveranciers van (vak)applicaties en DMS-en waarin archiefwaardige informatie is opgenomen om eraan bij te dragen dat deze systemen beter aansluiten op de eisen zoals die gesteld worden door de nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid. Bij processen die van invloed zijn op de inrichting van het informatiebeheer willen we zo vroeg mogelijk betrokken zijn om gericht advies te kunnen geven. Bredere ontwikkelingen in het veld, zoals Common Ground, waarin de rol van de archiefbewaarplaats verandert, volgen we op de voet en vertalen we naar wat werkbaar is voor onze dienstverlening. Zo zijn we klaar voor de toekomst!