Menu

Digitaal informatiebeheer actueel

Lees hier het laatste nieuws over digitaal informatiebeheer en de ontwikkelingen rond ons NHA e-Depot.


9 juli 2021: nieuwe manager Programma Digitaal Informatiebeheer

Per 1 augustus 2021 start Mirjam Bakker als Programmamanager Digitaal Informatiebeheer bij het Noord-Hollands Archief. Zij volgt hiermee Roomyla Choenni op, die per augustus Sectorhoofd Metadatadiensten, Acquisitie en Digitale Diensten wordt bij de Bibliotheek van de UvA, HvA en het Allard Pierson Museum. Mirjam werkte al eerder bij het Noord-Hollands Archief als Adviseur Digitale Archivering en is voor veel collega’s en overheidspartners een bekend gezicht. Roomyla was ruim vier jaar in dienst bij het Noord-Hollands Archief en sinds 2019 was ze als Programmamanager Digitaal Informatiebeheer werkzaam.

7 juli 2021: Terugblik: sessies met zorgdragers over raadpleging van ons e-Depot

In twee verschillende sessies met kleine groepjes deelnemers uit diverse bij ons aangesloten overheidsorganisaties hebben we gesproken over de wensen en keuzes met betrekking tot raadpleging van ‘digital born’ archieven. Dataspecialist Antoinet Nijssen liet de deelnemers vier verschillende raadpleegscenario’s zien (bestandsgericht, dossiergericht, boomstructuur en een scenario dat elementen van deze drie combineert) en daarna gingen we onder leiding van huidig programmamanager Roomyla Choenni in gesprek. In het verslag krijgt u een beeld van de vervolgstappen in de komende periode.

23 april 2021: Verdiepende sessie over raadplegen van overgebrachte digitale archieven

Voor onze aangesloten overheidsorganisaties organiseren wij in april én mei een verdiepende sessie over raadpleging. Deze interactieve sessie in kleinere groepjes is een vervolg op de update van afgelopen februari. Hoe zorgen we ervoor dat je makkelijk kan zoeken en de informatie weer kan terugvinden binnen de overgebrachte digitale archieven? Hoe behouden we de structuur in de weergave van bijvoorbeeld een omgevingsdossier en hoe gaan we om met complexe dossiers? Eerder in de update van februari liet onze dataspecialist zien dat er een aantal scenario’s mogelijk is om een goede raadpleegvoorziening in te richten. Eind april en medio mei gaan we in gesprek zodat we met de nieuwe input verder kunnen met de ontwikkeling van ons NHA e-Depot.


12 webinars en in totaal 37 sprekers tijdens de Grip op Informatie-week 2021

Van 15 t/m 22 april 2021 organiseert VNG de derde week van Grip op Informatie. Je kunt deelnemen aan webinars over o.a. informatiebeheer, actieve openbaarmaking en digitale duurzaamheid. Kijk voor meer informatie en het aanmeldingsformulier op de website van VNG.

Logo Week van Grip op Informatie


13 april 2021: Data over data: een duurzamer metadata-model binnenkort beschikbaar!

In juli van dit jaar wordt het nieuwe metadata-model MDTO vastgesteld. Dit is een belangrijk onderdeel van het duurzaam toegankelijk houden van informatie-objecten. Onze aangesloten overheidsorganisaties zijn (op grond van de Archiefwet) namelijk verplicht hun blijvend te bewaren digitale informatie over te brengen naar het NHA e-Depot. Alle digitale bestanden die we binnen krijgen moeten worden vergezeld van een extra bestandje met metagegevens, de zogenaamde data over data zoals de auteur, het soort bestand, ontvangstdatum of de creatiedatum van een informatieobject. Dit proces van mappen (het maken van die extra bestandjes) wordt voor de archiefvormer straks een stuk makkelijker als MDTO beschikbaar is. Onze nieuwe handleiding om digitale overheidsarchieven over te brengen anticipeert ook al op dit nieuwe model. Alles over dit nieuwe model en de veelzijdige toepassingen van MDTO wordt uitgebreid besproken in de KIA thema-tiendaagse die dit jaar van 12 tot en met 21 mei 2021 plaatsvindt.

Archivaris is aan het werk achter een computer


12 maart 2021: Vanaf nu op GitHub: onze pre-ingestsoftware

Onze technisch specialist digitale archivering en onze andere ontwikkelaars hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan de software voor de zogenaamde pre-ingesttool.

Met deze software kunnen we controleren of de bestanden compleet, geldig en consistent zijn en of de bestanden echt virusvrij zijn. De software kan bovendien de aangeleverde XML-beschrijvingen omzetten naar het formaat van het e-Depot. Met de webinterface kunnen de systemen aan het werk gezet worden die voor een eindrapportage als Excel-document zorgen. Wanneer de bestanden helemaal gecontroleerd en omgezet zijn, kunnen we ze in onze preserveringsvoorziening plaatsen.

De software en de bijbehorende documentatie van deze tooling staan vanaf deze maand als opensource-software op onze NHA-pagina van het platform GitHub en is dus voor iedere archiefinstelling die ook met een e-Depot werkt, beschikbaar.


2 maart 2021: Meld je aan voor de 'Informatiebeheer Nu' - tour van KIA en VNG op 16 maart a.s.

De landelijke tournee komt (digitaal) naar Noord-Holland. Doe mee aan de workshops over diverse actuele onderwerpen op het gebied van informatie- en archiefbeheer zoals onder meer Digitaal Ondertekenen, Berichtenarchivering en MDTO op 16 maart a.s. van 9.30 tot 12.00. De digitale bijeenkomst wordt geopend door onze directeur Lieuwe Zoodsma. Erik Kokke geeft aansluitend een presentatie over de DIV'er anno nu. Meer informatie en de mogelijkheid tot aanmelding zijn hier te vinden.

 


12 februari 2021: Voor onze aangesloten overheidsorganisaties: NHA-regiosessie op 25 februari a.s.

Het jaar 2020 stond voor het Programma Digitaal Informatiebeheer in het teken van de inrichting van onze eigen preserveringsvoorziening: het NHA e-Depot. De eerste zaadjes van de applicatie zijn geplant. Op de NHA-regiobijeenkomst op 25 februari a.s. geven wij deze in een online sessie verder vorm met onze aangesloten overheidsorganisaties. Er wordt bovendien een eerste inkijkje gegeven in de preserveringsvoorziening met onder meer een presentatie van de pre-ingest en ingest van bestanden.

Voor vragen over deze bijeenkomst kun je terecht bij Ingrid Kee (projectsecretaris/communicatieadviseur).


22 januari 2021: Hoe eerder, hoe beter. Archiving by design

Voor ons is 2021 het jaar om actief contact te zoeken met een aantal leveranciers van (vak)applicaties en DMS-en. Wij gaan met hen in gesprek over hoe de inrichting van hun systemen rekening houdt met de archiefwettelijke eisen. Op die manier dragen we bij aan inrichtingsstandaarden die voor een soepele overdracht van digitale informatie naar het NHA e-Depot zorgen.

Voordat er daadwerkelijk data gecreëerd worden door onze aangesloten overheidspartners, moet de inrichting van het gebruikte systeem vaststaan, omdat dit leidend is voor hoe bijvoorbeeld metadata worden aangemaakt. Als onze leveranciers op een vroeg moment weten wat er voor een correcte overbrengingen nodig is, kunnen zij het ontwerp van hun producten daar op aanpassen. Ons doel is om het informatiebeheer aan de voorkant vooraf samen goed te regelen, zodat de data later makkelijker bewaard kunnen blijven. Oftewel: archiving by design, vooraf in plaats van achteraf.

Met iedere partner stellen we dit jaar een tweejaarlijks werkplan vast waarin onder meer is vastgelegd welke archieven wanneer worden overgebracht. Archiving by design is hiervan ook een vast onderdeel.

Mensen bespreken een plan bij een gebouw in renovatie


13 januari 2021: De nieuwste archiefbewaarplaats. Het NHA e-Depot

In onze depots hebben wij vele kilometers archieven en collecties die wij bewaren voor de bij ons aangesloten overheidsorganisaties in Noord-Holland. Sinds kort hebben wij ook een eigen plek voor hun digitale informatie. Hier ging een heel traject aan vooraf. Want met het beheren en digitaliseren van papier hebben we jarenlange ervaring, maar hoe bouw je eigenlijk een digitaal archief? En hoe zorg je ervoor dat die digitale informatie ook over vijftig jaar nog te raadplegen is? 

Daarom hebben onze archivarissen en technische specialisten hun krachten gebundeld en zijn begonnen aan het bouwen van een eigen e-Depot: het NHA e-Depot. Onze directeur Lieuwe Zoodsma en Programmamanager Digitaal Informatiebeheer Roomyla Choenni geven een kijkje achter de schermen in dit korte introductiefilmpje.


12 januari 2021: Appjes in het NHA-e-Depot

We zijn in relatief korte tijd heel anders gaan communiceren. Stuurde je vroeger een brief, zo kan je nu snel even appen met elkaar. Ook overheidsinstellingen communiceren op een hele andere manier. Voor snelle onderlinge communicatie tussen bestuurders, raadsleden en ambtenaren worden berichtenservices zoals WhatsApp, Facebook Messenger en sms ook veelvuldig gebruikt. Ook dit soort berichten komen in de toekomst in ons NHA-e-Depot.

Vanaf half januari kunnen gemeenten (en andere overheidsinstellingen) weer WhatsApp aanbieden als service naar de inwoners. Dit was vanaf eind 2019 niet meer mogelijk. Facebook heeft nu haar beleid met betrekking tot het gebruik van WhatsApp For Business door gemeenten aangepast en gaat het gebruik ervan weer toestaan.

Maar voor beide kanalen geldt: welke berichten moeten uiteindelijk volgens de Archiefwet naar het e-Depot? En welke hoeven dat niet? VNG heeft hiervoor een Handreiking Archiveren tekstberichten gemaakt. Ook heeft het Nationaal Archief een Handreiking e-mail archiveren op hun website geplaatst.

Vrouw staat bij een berg poststukken


16 december 2020: Preserveren lijkt wel monnikenwerk!

Wij maken bij de ontwikkeling van ons NHA e-Depot gebruik van verschillende softwarepakketten. Een hiervan is Docker. Met deze methode is het mogelijk om softwaredistributie makkelijker te maken en het draaien van software wordt veiliger, omdat het programma waar het om gaat, alleen maar die delen van de buitenwereld ziet waar je expliciet toegang toe geeft.

Je kunt het vergelijken met een soort monnikenwerk. Bij deze techniek sluit je afzonderlijke programma's op in een zogenaamde container zoals monniken die zichzelf opsloten in een kloostercel om handschriften te kopiëren. Met alleen een klein luikje waardoor vellen papier naar binnen en weer naar buiten kunnen gaan. Zo konden zij in volledige afzondering hun werk doen. Op diezelfde manier, maar dan met Docker, kunnen wij alle programma's die nodig zijn voor de pre-ingest apart en veilig laten draaien en zo het hele validatie- en conversieproces voltooien.

Lezende monnik

Lezende monnik (Dirck de Bray, 1625/1645-1694)


4 december 2020: Op weg naar ons NHA e-Depot – dus check check, dubbelcheck: het belang van pre-ingest

Voor de overbrenging van de digitale archieven van onze klanten/archiefvormers naar ons eigen NHA e-depot volgen wij een bepaalde route. Deze route is gebaseerd op het OAIS-model (beter dan in dit filmpje hadden wij het niet uit kunnen leggen).

Niet echt een officieel onderdeel van dat model is de fase ‘pre-ingest’. Pre-ingest gaat over alle voorbereidingen, validaties, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale bestanden überhaupt in de preserveringsvoorziening kunnen. Vaak is het materiaal namelijk nog niet helemaal gereed voor opname (‘ingest’) in het digitale depot bij aanlevering. 

Zijn de bestanden compleet, de informatie-objecten virusvrij, hebben ze de juiste metadata en kunnen alle aangeleverde bestandsformaten goed gepreserveerd worden? Dit proces gaan we automatiseren zodat we in de nabije toekomst grote hoeveelheden makkelijk kunnen verwerken die we van onze klanten krijgen.


13 november 2020: Thuiswerken

Ook wij werken momenteel veel vanuit huis. Daarom heeft het multidisciplinaire team van digitaal Informatiebeheer dagelijks online overleg over alle werkzaamheden en het maken van keuzes die komen kijken bij het inrichten van het NHA e-Depot. Zodat we in het voorjaar van 2021 ook écht de eerste digitale archieven kunnen overbrengen.

Computerscherm met videobellende mensen


5 november 2020: Werelddag van de Digitale Duurzaamheid

Het is vandaag Werelddag van de Digitale Duurzaamheid! Dit is uiteraard ook een van onze speerpunten. Toevallig nemen we vandaag in de Janskerk een filmpje op over ons NHA e-Depot.

NHA-directeur Lieuwe Zoodsma bij de opname voor een filmpje