Menu

BLOG | Digitaal Informatiebeheer

Lees hier het laatste nieuws over digitaal informatiebeheer en de ontwikkelingen rond ons NHA e-Depot.


18 juni 2024: Update  Proof of Contexts (1): we zijn van start!
Op weg naar een netwerk van gegevens

Het is inmiddels duidelijk dat Linked Data en de nieuwe beschrijvingsstandaard Records in Contexts voor archieven de weg voorwaarts zijn. Door informatie besloten in archiefstukken te zien als onderdeel van een breed netwerk van gegevens, en daarvoor de nodige relevante links te leggen, kan de gebruiker naar verwachting veel beter naar informatie zoeken. Het netwerk zorgt ervoor dat er meerdere routes van toegang ontstaan, maar routes moeten wel gecreëerd worden. Daarvoor is een Proof of Concept gestart, die geen andere naam had kunnen krijgen dan Proof of Contexts!

Gevangenisdag 2023
Een jaar geleden vond hierover een eerste gedachte-oefening door medewerkers van het Noord-Hollands Archief en Stadsarchief Amsterdam plaats in de Koepelgevangenis van Haarlem. Eén van de belangrijkste bevindingen was dat er met de sterk hiërarchisch ingerichte boomstructuur van klassieke inventarissen geen sprake is van een echt netwerk van gegevens, maar dat die wel met terugwerkende kracht kan worden gemaakt. Zo zijn er rubrieken uit die klassieke boomstructuur die beter tot hun recht komen op een andere plek in het netwerk: bijvoorbeeld een naam van een actor hoort niet als rubriek opgenomen te worden, maar als actor zelf in het netwerk, met een specifieke relatie naar het record. Net zo voor locatiegegevens. En zo zijn er rubrieken die alleen een redactionele vorm aangeven, zoals foto’s of notulen, dat past beter als kenmerk (property) bij een record. En sommige rubrieken zijn betekenisloos: een rubriek als ‘overig’ biedt geen context, en niemand zoekt erop. Dus dat zou weg kunnen. De omzetting van deze rubrieken staat centraal in het project Proof of Contexts.

Proof of Contexts
In de Proof of Contexts wordt dit verder uitgewerkt en verbonden aan wat dat voor de gebruiker precies betekent. De PoC bestaat uit twee delen:
1. Uitvinden welke soorten rubrieken zich lenen voor (geautomatiseerde) bewerking: welke worden een kenmerk/property van het bijbehorende record, welke worden een andere entiteit (en wat voor relatie hoort daarbij) en welke kunnen worden verwijderd?
2. Uitvinden in hoeverre een visualisatie van deze nieuwe netwerkvorm aansluit bij behoeften van archiefgebruikers. Is het ontwerp voor de gebruiker intuïtiever, en sluit het netwerk beter aan bij hoe men gewend is om in digitale omgevingen te zoeken?


De inhoudelijke uitwerking
Voor deze inhoudelijke uitwerking is de groep uitgebreid naar medewerkers van archieven die aangesloten zijn bij de Kring van Noord-Hollandse Archieven: Regionaal Archief Alkmaar, Archief Gooi en Vechtstreek, Westfries Archief en Gemeentearchief Zaanstad. Zij zijn twee dagen bij elkaar gekomen en hebben aan de hand van verschillende oefeningen gekeken naar wat toegankelijkheid betekent voor archieven in de wereld van Linked Data.

In één van de oefeningen kropen de archivarissen in de huid van de gebruiker om te ontdekken wat de belangrijkste dataknooppunten zijn in het terugvinden van een specifiek record. Denkend vanuit het perspectief van de gebruiker werden vooral locatie-, persoon-, onderwerp- en tijdsaanduidingen genoemd, en pas daarna de archiefvormer. Natuurlijk is de archiefvormer een essentieel onderdeel om de context van records te duiden en begrijpen, maar moet het daarmee ook voor de gebruiker de voornaamste of zelfs enige zoekingang zijn? Op dit moment is dit de realiteit in de meeste van onze zoeksystemen.

Opnieuw keek de groep naar het fenomeen rubrieken, en kon worden bevestigd dat een verhuizing van gegevens in rubrieken naar andere entiteiten, en soms het verwijderen van rubrieken, logisch is. Juist ten behoeve van de gebruiker, zodat gegevens op een meer intuïtieve en overzichtelijke wijze gepresenteerd kunnen worden, zonder betekenis te verliezen. Er zijn verschillende categorieën van rubrieken geformuleerd, met daarbij wat ermee dient te gebeuren (verhuizen met specifieke bestemming of verwijderen).

Het omzetten van rubrieken kan volgens de groep voor een deel geautomatiseerd, met name bij de rubrieken die eenvormig zijn of weg kunnen. Andere rubrieken zijn voor meerdere uitleg vatbaar, dan moet je echt naar de inventaris kijken wat er bedoeld wordt. Bijvoorbeeld Concertgebouw: dat is een gebouw, een locatie en een organisatie. Wat wordt dan precies met de rubriek bedoeld? De eerste ideeën voor een stappenplan voor grootschalige bewerking zijn bedacht, evenals welke terminologiebronnen voorwaardelijk zijn en welke technologie daarvoor nodig is. Voor het vervolg wordt de inventaris van de Gemeentepolitie Amsterdam als casus gebruikt. Deze wordt bewerkt volgens de ideeën die door de groep zijn besproken, zodat er een netwerkstructuur optima forma ontstaat.

Het waren twee intensieve en ontzettend geslaagde dagen. De deelnemers bouwden voort op de gedachtegang ingezet bij de Gevangenisdag en voegden daaraan nieuwe perspectieven toe. Bij deze nogmaals veel dank aan alle aanwezigen voor het meedenken, de goede vragen en aanvullingen!

Na de zomer: visualisatie

Het bewerkte archief van de Gemeentepolitie Amsterdam wordt vervolgens gebruikt als input voor een visualisatie. Ontwerpbureau Norday (voorheen DOOR/IN10) heeft ervaring met het werken met Linked Data en gaat samen met ons de uitdaging aan hoe je een netwerkstructuur voor archief aan de gebruiker presenteert, met als doel dat die visualisatie eenvoudiger te begrijpen is dan een klassieke inventaris. In september vindt een ontwerpweek plaats, waarna het ontwerp aan de buitenwereld wordt gepresenteerd. Het ontwerp gaat draaien op echte data (mogelijk gemaakt door Spinque), dus op het bewerkte casusarchief, zodat de werking ervan goed getest kan worden. Een gebruikersonderzoek is onderdeel van het project, en ook zal het ontwerp te bekijken zijn door iedereen die er interesse in heeft. Alle feedback is vervolgens welkom! Via de blog en andere kanalen wordt ter zijner tijd de link naar het ontwerp gedeeld. 

We zijn heel benieuwd naar hoe het ontwerp eruit gaat zien en wat de reacties erop gaan zijn. Want dat is de proof van deze PoC: ofwel het bewijs dat we op het goede spoor zitten en in de komende jaren via het stappenplan en de website kunnen toewerken naar echte netwerkontsluiting. Ofwel bewijs dat dit nog niet helemaal de juiste weg is, en dat we dus verder moeten experimenteren. We gaan het zien!

 

27 oktober: Update Pre-ingesttool nu beschikbaar!

Zijn al mijn data vrij van virussen, zijn ze inclusief metadata compleet en bevinden de data zich in de juiste structuur? Onze pre-ingesttool kan deze controles geheel geautomatiseerd uitvoeren. Nu is er een update beschikbaar op GitHuB!

Wat is de pre-ingesttool ook alweer en waarom is die misschien ook handig voor jou?!

De pre-ingesttool is een tool waarmee wij controles uitvoeren op inkomende digitale data. We kunnen zo makkelijk de structuur en kwaliteit van de data controleren. Voor ons is dit van groot belang, omdat onze digitale archieven zich in ‘goede, geordende en toegankelijke’ staat moeten bevinden voordat wij ze permanent bewaren in ons digitale depot. Als jij ook werkt met flinke hoeveelheden data en het voor jou ook van belang is om te controleren op structuur en kwaliteit, dan is deze tool waarschijnlijk ook iets voor jou!

Welke controles voert de tool uit?

Voor een overzicht van alle controles, verwijzen we graag naar het overzicht op onze website.

Waarom is de pre-ingesttool opnieuw geprogrammeerd?

Wij zijn jaren geleden gestart met de ontwikkeling van de pre-ingesttool. Door de jaren heen hebben verschillende programmeurs aan deze tool gewerkt. Hierdoor werd het toevoegen van nieuwe functionaliteiten steeds lastiger. Daarom hebben we ervoor gekozen om de tool te herprogrammeren. Hij is nu inclusief de beschrijvingen helemaal op orde, waardoor we, indien nodig, in de toekomst makkelijker extra functionaliteiten toe kunnen voegen.

Wie installeert en gebruikt de pre-ingesttool normaal gesproken?

De tool wordt vaak geïnstalleerd en gebruikt door personen in de organisatie die bekend zijn met het installeren van zogeheten gecontaineriseerde Docker-applicaties en de autorisaties hebben om software te installeren in de ICT-omgeving. De tool is eenvoudig in gebruik en flexibel inzetbaar doordat je simpelweg díe controles kunt aanvinken die je wilt laten uitvoeren.

Wie kan ik contacten bij vragen, voor hulp en voor het aanbouwen van extra features?

Voor de opbouw van onze nieuwe pre-ingesttool hebben wij samengewerkt met ScaleSymphony (contact@scalesymphony.com). Heb je (installatie)vragen, hulp nodig of wil je extra functionaliteit inbouwen, dan kunnen zij hiervoor diensten leveren.


25 mei: Noord-Hollands Archief en Stadsarchief Amsterdam laten Linked Data los op justitiële archieven en onderzoeken nieuwe manier van toegang tot archieven

Op 11 mei gingen het Stadsarchief Amsterdam en het Noord-Hollands Archief voor een dag samen de Haarlemse Koepelgevangenis in met een bijzondere opdracht. De opdracht was wel toepasselijk: hoe kunnen we ons ‘bevrijden’ van de beperkende, klassieke manieren van toegang tot archieven? Daarbij hebben we een aantal justitiële archieven als casus genomen en twee vragen centraal gezet: hoe kunnen we de gebruiker optimaal toegang bieden tot de inhoud in deze archieven door gebruik te maken van Linked Data, en hoe zouden we onderlinge verbanden kunnen leggen?

Zowel het Noord-Hollands Archief als het Stadsarchief Amsterdam onderzoeken de mogelijkheden van Linked Data voor het beschrijven en aanbieden van informatie. Wat zijn daarvan de voordelen? Met Linked Data kan data verbonden worden met andere data, bijvoorbeeld uit andere archieven, bij andere organisaties of op het web. Zo ontstaat een netwerk aan gegevens, waarbij de voornaamste dataknooppunten worden gevormd rond entiteiten als locaties, personen, organisaties, tijdsaanduidingen, onderwerpen, gebeurtenissen en ander soort elementen met unieke kenmerken. Door dit netwerk is het uiteindelijk mogelijk om onze informatie via diverse ingangen te benaderen. Maar om goed gebruik te maken van de mogelijkheden die dit netwerk aan gegevens biedt, moeten onze archiefbeschrijvingen ook in een netwerkvorm worden vormgegeven. Genoeg stof voor onderzoek! Lees ook de blog van Stadsarchief Amsterdam hierover.

 

3 mei 2023: Stichting Oorlogs Historie Bloemendaal

Het e-Depot is weer uitgebreid, ditmaal met de websites van de Stichting Oorlogs Historie Bloemendaal!

Geschiedenis archiveren is zo belangrijk omdat we hierdoor kunnen leren van het verleden, opdat verschrikkelijke gebeurtenissen zich nooit mogen herhalen. Speciaal op deze dag wordt een reeks websites van de Stichting Oorlogs Historie Bloemendaal (SOHB) gepubliceerd. Deze stichting is opgericht om meer onderwerpen over de Tweede Wereldoorlog in de Gemeente Bloemendaal bereikbaar te maken voor iedereen die belangstelling heeft in de oorlogsperiode. De opbouw van de vijf websites is tot stand gekomen tussen 2004 en 2009 in samenwerking met Jaap Nagtegaal, oud-archiefmedewerker van de gemeente Bloemendaal.

De stichting maakt voor hun websites gebruik van historische films en foto's, gemaakt bij tentoonstellingen en herdenkingen. De meeste historische foto's zijn afkomstig uit het gemeentearchief van Bloemendaal. Er is ook gebruikgemaakt van informatie uit verschillende boeken over de gemeente Bloemendaal in de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast heeft de stichting gebruik mogen maken van de foto's afkomstig uit het archief van fotohandel Voorwalt uit Overveen, die in oorlogstijd veel activiteiten heeft kunnen vastleggen.

Het archief is nu raadpleegbaar in ons e-Depot: https://nha.access.preservica.com/index.php?name=SO_df2408d8-82d2-424e-81e2-38f84b5f763d


14 april 2023: Concordia

Van 11 t/m 16 april is het EK turnen in Antalya! Een mooi moment om de laatste ontwikkeling binnen ons archief aan te kondigen: het digitale archief van de Gymnastiek- en Sportvereniging Concordia is nu ontsloten en raadpleegbaar in ons e-Depot! Deze sportvereniging werd in 1886 opgericht in Haarlem en was een groot succes. Meer dan een eeuw lang hebben veel mensen hier met plezier gesport, tot in de laatste decennia de ledenaantallen terugliepen. In 2018 stopte de vereniging met het geven van gymnastieklessen en werden de lessen overgenomen door andere sportverenigingen. In 2018 werd het volledige archief aan ons aangeboden door de heer Gozeling, oud-penningmeester van de vereniging. Na de overdracht hebben wij het digitale archief gecontroleerd en hebben we alle mappen en bestanden voorzien van de juiste metadatabestanden. Hierna kon het worden ingevoerd in Preservica, onze e-Depotvoorziening, en nu is het archief toegankelijk en raadpleegbaar! Wij zijn blij met deze ontwikkeling en nodigen iedereen uit om het archief te raadplegen: https://nha.access.preservica.com/uncategorized/SO_4538fdb6-91d4-421e-89e7-97a3461c1f9c/ En we wensen de Nederlandse turners in Turkije veel succes de komende dagen! Op de foto zien we de sporters van Concordia tijdens een zwemfeest in 1926.


Dutch Gymnastics - KNGU


3 februari 2023: Twee nieuwe adviseurs digitale informatie

Het programma Digitaal Informatiebeheer maakt een goede start in 2023 met twee nieuwe adviseurs digitale informatie. Per 9 januari is Casper Huisman gestart en sinds 1 februari versterkt Lizanne Gille het team. Zij staan klaar voor al onze aangesloten partners om vragen over digitaal informatiebeheer uit te zoeken en te beantwoorden, zij geven advies en hulp bij de juiste inrichting van informatiesystemen en zij zullen als projectleider digitale overbrengingen begeleiden.

Contact: casper.huisman@noord-hollandsarchief.nl en lizanne.gille@noord-hollandsarchief.nl 


31 januari 2023: Hoe maken we onze schatten nog toegankelijker voor het publiek?

Deze week onderzoeken we samen met Stadsarchief Amsterdam Records in Context. In de aankomende periode gaan we hierin samen optrekken. Records in Contexts is een nieuwe beschrijvingsstandaard voor archieven. Wij willen samen verder komen in de implementatie van dit nieuwe concept, waarbij er verregaander gezocht en gevonden kan worden in archieven via metadata. Wij zien dit als een mooie kans om de schatten uit ons archief nog toegankelijker te maken voor het publiek. Wij gaan samen een dag aan het slag die in het teken staat van kennisuitwisseling en het onderzoeken waar we elkaar kunnen versterken.

Uiteraard laten we het weten als we tot nieuwe inzichten komen! Meer over dit onderwerp kun je vinden op het blog van Stadsarchief Amsterdam: https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/blog-bronnen-bytes/records-contexts-nieuwe/

 


27 januari 2023: Decos en het NHA-e depot

Afgelopen week organiseerden wij samen met softwareleverancier Decos een bijeenkomst voor de bij ons aangesloten partners die gebruik maken van het zaaksysteem van Decos. Onderwerp van de bijeenkomst was: hoe exporteer je vanuit Decos naar ons NHA e-depot? Wat komt hier bij kijken? Hoe werkt de exportmodule? Het was een informatieve en leerzame bijeenkomst, vooral voor de gemeenten Aalsmeer en Beverwijk, met wie wij onlangs het project digitale overbrenging vanuit Decos hebben gestart.

Uiteraard kregen we nog een mooie rondleiding door het futuristische gebouw van Decos in Noordwijk, waar wij werden verwelkomd door een robot, waar wij kennismaakten met hun robot-hond, waar wij onze weg naar de printer zwoegden door een roze ballenbak en waar nog talloze andere technische snufjes aan ons werden getoond. De digitale wereld is real!


20 januari 2023: Demonstratie opname en publicatie digitale bestemmingsplannen (naar een voorbeeld van een testoverbrenging met Velsen)

In 2022 hebben het Noord-Hollands Archief en de gemeente Velsen onderzocht hoe digitale bestemmingsplannen duurzaam kunnen worden gearchiveerd. Hier is een oplossing voor bedacht. Op 23 januari aanstaande van 10.00u-11.00u wordt er online een demonstratie gegeven. Ben je geïnteresseerd? Dan ben je van harte welkom. 

Hopelijk tot dan!

Klik HIER om deel te nemen. Stel dit lukt niet, probeer dan DEZE link. 

(Vergadering-id: 321 602 917 668
Wachtwoordcode: dUZMLp)

 


15 november 2022: Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied klaar voor digitale overbrenging

De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (ODNZKG) heeft de afgelopen periode samen met ons de basis gelegd voor het veilig stellen van hun digitaal archief. Met een testoverbrenging is gebleken dat de ODNZKG klaar staat voor de volgende stap: een echte overbrenging. Om inzicht te krijgen in dit proces en te weten hoe het Mozard-systeem in zijn werking gaat, organiseerden wij vandaag samen met de ODNZGK een presentatie. Hiervoor waren geïnteresseerden en Mozard-gebruikers uitgenodigd. Wil jij hierover ook meer weten? Neem contact op met onze programmamanager Mirjam Bakker, mirjam.bakker@noord-hollandsarchief.nl.


8 november 2022: Ready….set…..Recreatie Noord-Holland klaar om de digitale archieven veilig te stellen!

Recreatie Noord-Holland heeft in de afgelopen periode samen met het Noord-Hollands Archief onderzocht hoe digitaal archiefmateriaal toekomstvast gearchiveerd kan worden. In een proeftuin is met fictief digitaal archiefmateriaal geoefend met het structureren en het bewerken van digitaal archiefmateriaal zodat het helemaal netjes kan worden geplaatst in de digitale kluis van het Noord-Hollands Archief. Want hier wordt het veilig en onder de juiste omstandigheden bewaard. Het bewerken van het materiaal was een, omdat het archiefmateriaal in een ‘mappenstructuur’ staat en er hierdoor beperkte contextinformatie over het archief aanwezig is. De proef is geslaagd! Recreatie Noord-Holland is er klaar voor... op naar het echte werk!


4 november 2022: Provincie Noord-Holland draagt opnieuw archiefmateriaal over naar e-depot

Op dinsdag 1 november werd in de Janskerk het glas geheven omdat de provincie Noord-Holland voor de tweede keer een set van digitaal archiefmateriaal naar ons overbracht. De digitale Statenvragen uit 2018 zijn nu opgeslagen in ons e-depot en wij zorgen ervoor dat de bits and bites altijd goed overeind blijven, ze gevrijwaard blijven van digitale invloeden van buitenaf en voor iedereen toegankelijk zijn. Eerder werden al de provinciale bladen van 2015-2017 in het e-depot opgenomen. En nog veel meer zal volgen.

Statengriffier Katja Bolt lichtte bij de feestelijke bijeenkomst de Statenvragen toe. Statenvragen zijn vragen (Statenvragen) die Provinciale Staten aan Gedeputeerde Staten stellen over diverse onderwerpen, en zijn belangrijk voor de transparantie van de overheid en de democratie.

Willeke de Groot (directeur Noord-Hollands Archief) en Jan Willem Boom (sectorhoofd Concern Service Centrum van de provincie Noord-Holland) drukten samen op de knop waarmee de Statenvragen werden gepubliceerd. De stukken zijn nu openbaar en kunnen via onze website worden geraadpleegd.


27 oktober 2022: Overzicht aansluitingen op NHA e-Depot


28 september 2022: Uitplaatsing en NHA-Preserveringsbeleid

Het programma Digitaal Informatiebeheer heeft onlangs twee documenten opgeleverd die het melden waard zijn!

Uitplaatsing
Sinds een aantal jaren speelt het idee van Uitplaatsing als mogelijke extra dienst van het Noord-Hollands Archief. Uitplaatsing betekent dat digitale informatie in ons e-Depot wordt geplaatst en in beheer wordt genomen. Het gaat echter niet alleen om te bewaren, maar ook om te vernietigen informatie. Het programma Digitaal Informatiebeheer heeft onderzoek gedaan naar verschillende scenario’s voor uitplaatsing. Uit onderzoek is echter gebleken dat dit om technische en organisatorische redenen moeilijk te realiseren is, en alleen in heel uitzonderlijke gevallen met maatwerk aangeboden kan worden. Ons advies aan onze aangesloten overheidsorganisaties is dan ook om digitaal archief vroegtijdig over te brengen. Dit zorgt ervoor dat de vraag om uitplaatsing al veel minder wordt.

NHA-Preserveringsbeleid
In het NHA- preserveringsbeleid staan principes beschreven waarop wij ons baseren bij het beheren van de digitale collecties. Het beleid stelt het NHA nu in staat om voor al het digitaal materiaal dat in verschillende systemen bij ons in beheer is, te bepalen wat er nodig is om te zorgen dat het zo goed mogelijk bewaard blijft.

Benieuwd naar onze rapporten over uitplaatsing of preserveringsbeleid? Of heb je een vraag? Neem gerust contact op met Mirjam Bakker, programmamanager, mirjam.bakker@noord-hollandsarchief.nl


21 juli 2022: e-Depot Zomer-update

UPDATE De afgelopen maanden is er al ontzettend veel gebeurd met ons e-Depot. Waar staan we nu en met welke ontwikkelingen zijn we nu bezig? Onze programmamanager digitaal informatiebeheer geeft net voor de vakanties een korte update.


10 juni 2022: NHA e-Depot nu makkelijker via google te vinden!

Raadpleging: Nadat het e-depot in oktober 2021 live is gegaan, heeft het programma een gebruikersonderzoek uitgevoerd. Aan doelgroepen is toen gevraagd hoe zij de toegang op het e-depot ervaarden. Dat leverde hele interessante reacties op. Met deze reacties is het programma aan de slag gegaan om de toegang op het e-depot te verbeteren. Zo zijn velden van metadata netter opgemaakt zodat het makkelijker leesbaar is, is het e-depot op de website van het NHA nu beter vindbaar en wordt beter doorgelinkt naar het e-depot als je via google zoekt.

Pre-ingesttool: Voordat digitaal archief wordt opgenomen in het e-depot, doen we allerlei controles op het archief. Het digitale archief moet namelijk wel netjes aan alle normen voldoen. Hier hebben we de pre-ingesttool voor. Dit is een speciaal voor ons ontwikkeld systeem. Het stelt ons in staat de controles automatisch te doen. Heel handig dus! De pre-ingesttool is in deze fase ook dootontwikkeld. Zo zijn controles op de nieuwe metadatastandaard MDTO nu mogelijk en is het ook mogelijk om aangeleverde archieven met de TMLO standaard (de oude) automatisch om te zetten naar MDTO. Verschillende archiefdiensten om ons heen, die ook met Preservica werken, hebben ook hun belangstelling getoond in deze tool. Uiteraard delen wij graag de kennis en specificaties en ons idee en inrichting van deze tool kunnen door hen worden gebruikt. Zo helpen we de archiefwereld op digitaal gebied weer een stapje verder.

mei 2022: project Haarlem na twee jaar succesvol afgerond!

Verleden maand is een belangrijk project met de gemeente Haarlem en Vismo Circle succesvol afgerond. Er is een exportmodule is ontwikkeld, die het mogelijk maakt om digitale informatie vanuit het Document Management Systeem van de gemeente (Verseon) over te brengen naar het NHA e-Depot. Het was een interessant project waar allerlei technische, archiefinhoudelijke, procesmatige en organisatorische zaken werden onderzocht. De volgende stap is het daadwerkelijk overbrengen van informatie, maar de basis staat.

18 mei 2022: bijeenkomst Archief van de Toekomst

Het Noord-Hollands Archief organiseert op 18 mei a.s. een bijeenkomst i.s.m. VPRO en Beeld & Geluid over het Archief van de Toekomst: zoeken binnen archief met AI. Als relatie van het NHA vind je het misschien leuk en interessant om hierbij aanwezig te zijn! Kijk hier voor meer informatie.


17 februari 2022: Gebruikersonderzoek

Om raadpleging van de informatie in ons e-depot te optimaliseren, hebben we een onderzoek onder doelgroepen uitgevoerd; ambtenaren bij onze aangesloten gemeenten, studiezaalmedewerkers en onderzoekers. Doel van dit onderzoek was een indruk te krijgen van de gebruikerservaring bij het zoeken en raadplegen in het e-Depot van het Noord-Hollands Archief, in de collecties die momenteel in het e-Depot beschikbaar zijn en via de huidige zoekfunctionaliteit op de website van het NHA. Het onderzoek leidde tot een aantal interessante bevindingen. Hieruit maken wij nu een selectie om verder te ontwikkelen om een betere raadpleegvoorziening te realiseren voor onze ‘bezoekers’ van ons e-depot. Tipje van de sluier? Zo blijken bezoekers te starten met zoeken op google, en niet bij de website van het Noord-Hollands Archief en waren niet alle termen op de website even duidelijk. Benieuwd naar alle bevindingen en ons ontwikkelpad? Neem contact op met Mirjam Bakker, programmamanager van het programma Digitaal Informatiebeheer, mirjam.bakker@noord-hollandsarchief.nl. Wij kunnen het bevindingenrapport delen.


9 februari 2022: Update - Waar staan we met ons Programma Digitaal Informatiebeer?

Sinds oktober 2021 is ons NHA e-Depot live! Maar dit is pas de eerste stap en slechts een van de aandachtspunten van ons programma. Ook partnerschap en innovatie staan voorop. Onze programmamanager Mirjam Bakker legt in deze vlog meer uit. Vragen aan haar? Mail naar mirjam.bakker@noord-hollandsarchief.nl.


22 december 2021: Een terug- en vooruitblik

De kerst staat voor de deur. Tijd om te reflecteren op wat we hebben bereikt. En dat is veel! Het is voor het programma Digitaal Informatiebeheer een turbulent jaar geweest. En niet alleen door corona. Dit jaar waren er veel personele wisselingen en is er na de zomer een herstart geweest. Dat resulteerde in duidelijke prioriteiten waar we projectmatig mee aan de slag zijn gegaan. Het team werkt op volle toeren en steeds meer resultaten worden zichtbaar. Het digitale depot is dit jaar live gegaan en we hebben direct daarna ingezet op doorontwikkeling. Immers, een digitaal depot is nooit af. Er zijn altijd zaken die onderzocht moeten worden, of kunnen worden verbeterd.

Resultaten voor de kerst:

MDTO en OPEX
Nu, vlak voor de kerst, zijn de eerste resultaten van de doorontwikkeling behaald: wij zijn klaar voor MDTO en OPEX. Dat wil zeggen dat we de nieuwe metadatastandaard (die weliswaar nog niet formeel is vastgesteld) kunnen ontvangen van zorgdragers die deze zouden toepassen, we kunnen het technisch beheren en we kunnen de metadata conform deze standaard ook tonen. Datzelfde geldt voor OPEX, het nieuwe technische uitwisselformaat.

Onderzoek naar toegang op de informatie
En we hebben nog meer! Een onderzoek naar de toegang op de informatie in ons digitale depot is uitgevoerd. Verschillende soorten gebruikers (doelgroepen) zijn hierin betrokken. Dit heeft geresulteerd in meer inzicht en meer kennis over het zoeken naar informatie en ook hier kwamen weer verrassende resultaten naar voren en is er ruimte voor verbetering waarmee we in het nieuwe jaar aan de slag gaan.

En dan nog dit…! (test)Aansluitingen…
Maar dat was nog niet alles. Dit jaar is verder gewerkt aan (test-)overbrengingstrajecten met de gemeenten Haarlem, Zandvoort, Velsen, de ODNZKG en de Provincie Noord-Holland. De gemeenten Aalsmeer, Bloemendaal, Heemstede en Haarlemmermeer staan in de startblokken om in het nieuwe jaar hiermee te starten. Genoeg activiteit dus om het digitale depot in gebruik te nemen!

en onderzoeken
Het Noord-Hollands Archief als ‘hub’ voor digitale archivering in de regio. Dat betekent dat wij continu op de hoogte blijven van de ontwikkelingen om ons heen en allerlei zaken onderzoeken en testen om te kijken of we onze digitale archivering kunnen verbeteren. Uitplaatsing wordt nu heel concreet onderzocht om te kijken wat we kunnen realiseren, het preserveringsbeleid wordt geactualiseerd, er wordt onderzoek gedaan naar wat ‘archiveren bij de bron’ precies omvat, en meer…

Gelukkig nieuwjaar!
Vanuit het programma wensen wij iedereen die ons via deze pagina heeft gevolgd, een heel fijn 2022. Laten we ondanks alles mogelijkheden en kansen zien. Soms zijn er meer dan je denkt! Wij starten het nieuwe jaar met een bijeenkomst om onze prioriteiten te bepalen. Een tipje van de sluier: er zit genoeg in de pijplijn!


3 november 2021: Ons digitale depot is live!

Het programma Digitaal Informatiebeheer binnen het Noord-Hollands Archief richt zich op het ontwikkelen van een digitaal depot. Een depot voor digitale informatie. Immers, al jaren wordt er gewerkt met computers en ontstaat er een veelheid aan digitale archieven. Papieren documenten worden nauwelijks meer aangemaakt. Op 28 oktober was het zover: ons digitale depot ging live! Hierin staan twee collecties, een van de Provincie Noord-Holland (Provinciale bladen) en een van de gemeente Zandvoort (audiotulen).

Er wordt nu gewerkt aan doorontwikkeling van ons digitale depot. We gaan de gebruikerservaringen inventariseren en we houden de technologische ontwikkelingen nauw in de gaten om ervoor te zorgen dat ons digitale depot altijd over de juiste functionaliteiten beschikt en altijd een veilige plek is om digitale archieven te bewaren, waar uiteraard onze bezoekers in kunnen zoeken.
Meer informatie over de doorontwikkeling volgt geregeld op deze website.

Zoek en ontdek nu op: https://nha.access.preservica.com/


3 november 2021: Regiosessie

Voor het eerst sinds lange tijd hadden wij in een regiosessie de collega’s van de bij ons aangesloten overheidsorganisaties op bezoek. Naast elkaar weer zien en spreken, hoorden zij meer over de gedigitaliseerde bouwdossiers, onze Oral History-projecten en kregen als hoogtepunt een demonstratie van het NHA e-Depot dat net live is gegaan. We zijn trots op onze nieuwe digitale depot en bedanken onze aangesloten overheidsorganisaties voor het volop meedenken! De komende maanden gaan we de functionaliteiten uitbreiden en komen er nog veel meer collecties in. Neem zelf alvast een kijkje op: https://nha.access.preservica.com/ 

Deelnemers aan de Regiosessie luisteren naar e-Depotprojectleider Mirjam Bakker


30 september 2021: twee dagen van nieuwe plannen en reflectie

Terugkijken, thema’s bepalen en nieuwe plannen maken! Dat gebeurde afgelopen week bij het team van Digitaal Informatiebeheer. Het team dat bestaat uit mensen van verschillende afdelingen van het NHA kwam twee dagen bijeen. De reden was de nieuwe samenstelling van het programma-team. Er was onder meer aandacht voor de (door)ontwikkeling van ons NHA e-Depot. Deze is bijna klaar om live te gaan! Uiteraard was er ook tijd voor teambuilding en reflectie. Aan ons de schone taak om de komende tijd te schaven, onze voelsprieten te gebruiken, up to date te blijven: alles om ervoor te zorgen dat we altijd een e-depot hebben wat voldoet aan de wensen en behoeften van onze aangesloten organisaties, onze digitale bezoekers en … die van onszelf!

9 juli 2021: nieuwe manager Programma Digitaal Informatiebeheer

Per 1 augustus 2021 start Mirjam Bakker als Programmamanager Digitaal Informatiebeheer bij het Noord-Hollands Archief. Zij volgt hiermee Roomyla Choenni op, die per augustus Sectorhoofd Metadatadiensten, Acquisitie en Digitale Diensten wordt bij de Bibliotheek van de UvA, HvA en het Allard Pierson Museum. Mirjam werkte al eerder bij het Noord-Hollands Archief als Adviseur Digitale Archivering en is voor veel collega’s en overheidspartners een bekend gezicht. Roomyla was ruim vier jaar in dienst bij het Noord-Hollands Archief en sinds 2019 was ze als Programmamanager Digitaal Informatiebeheer werkzaam.

7 juli 2021: Terugblik: sessies met zorgdragers over raadpleging van ons e-Depot

In twee verschillende sessies met kleine groepjes deelnemers uit diverse bij ons aangesloten overheidsorganisaties hebben we gesproken over de wensen en keuzes met betrekking tot raadpleging van ‘digital born’ archieven. Dataspecialist Antoinet Nijssen liet de deelnemers vier verschillende raadpleegscenario’s zien (bestandsgericht, dossiergericht, boomstructuur en een scenario dat elementen van deze drie combineert) en daarna gingen we onder leiding van huidig programmamanager Roomyla Choenni in gesprek. In het verslag krijgt u een beeld van de vervolgstappen in de komende periode.

23 april 2021: Verdiepende sessie over raadplegen van overgebrachte digitale archieven

Voor onze aangesloten overheidsorganisaties organiseren wij in april én mei een verdiepende sessie over raadpleging. Deze interactieve sessie in kleinere groepjes is een vervolg op de update van afgelopen februari. Hoe zorgen we ervoor dat je makkelijk kan zoeken en de informatie weer kan terugvinden binnen de overgebrachte digitale archieven? Hoe behouden we de structuur in de weergave van bijvoorbeeld een omgevingsdossier en hoe gaan we om met complexe dossiers? Eerder in de update van februari liet onze dataspecialist zien dat er een aantal scenario’s mogelijk is om een goede raadpleegvoorziening in te richten. Eind april en medio mei gaan we in gesprek zodat we met de nieuwe input verder kunnen met de ontwikkeling van ons NHA e-Depot.


12 webinars en in totaal 37 sprekers tijdens de Grip op Informatie-week 2021

Van 15 t/m 22 april 2021 organiseert VNG de derde week van Grip op Informatie. Je kunt deelnemen aan webinars over o.a. informatiebeheer, actieve openbaarmaking en digitale duurzaamheid. Kijk voor meer informatie en het aanmeldingsformulier op de website van VNG.

Logo Week van Grip op Informatie


13 april 2021: Data over data: een duurzamer metadata-model binnenkort beschikbaar!

In juli van dit jaar wordt het nieuwe metadata-model MDTO vastgesteld. Dit is een belangrijk onderdeel van het duurzaam toegankelijk houden van informatie-objecten. Onze aangesloten overheidsorganisaties zijn (op grond van de Archiefwet) namelijk verplicht hun blijvend te bewaren digitale informatie over te brengen naar het NHA e-Depot. Alle digitale bestanden die we binnen krijgen moeten worden vergezeld van een extra bestandje met metagegevens, de zogenaamde data over data zoals de auteur, het soort bestand, ontvangstdatum of de creatiedatum van een informatieobject. Dit proces van mappen (het maken van die extra bestandjes) wordt voor de archiefvormer straks een stuk makkelijker als MDTO beschikbaar is. Onze nieuwe handleiding om digitale overheidsarchieven over te brengen anticipeert ook al op dit nieuwe model. Alles over dit nieuwe model en de veelzijdige toepassingen van MDTO wordt uitgebreid besproken in de KIA thema-tiendaagse die dit jaar van 12 tot en met 21 mei 2021 plaatsvindt.

Archivaris is aan het werk achter een computer


12 maart 2021: Vanaf nu op GitHub: onze pre-ingestsoftware

Onze technisch specialist digitale archivering en onze andere ontwikkelaars hebben de afgelopen maanden hard gewerkt aan de software voor de zogenaamde pre-ingesttool.

Met deze software kunnen we controleren of de bestanden compleet, geldig en consistent zijn en of de bestanden echt virusvrij zijn. De software kan bovendien de aangeleverde XML-beschrijvingen omzetten naar het formaat van het e-Depot. Met de webinterface kunnen de systemen aan het werk gezet worden die voor een eindrapportage als Excel-document zorgen. Wanneer de bestanden helemaal gecontroleerd en omgezet zijn, kunnen we ze in onze preserveringsvoorziening plaatsen.

De software en de bijbehorende documentatie van deze tooling staan vanaf deze maand als opensource-software op onze NHA-pagina van het platform GitHub en is dus voor iedere archiefinstelling die ook met een e-Depot werkt, beschikbaar.


2 maart 2021: Meld je aan voor de 'Informatiebeheer Nu' - tour van KIA en VNG op 16 maart a.s.

De landelijke tournee komt (digitaal) naar Noord-Holland. Doe mee aan de workshops over diverse actuele onderwerpen op het gebied van informatie- en archiefbeheer zoals onder meer Digitaal Ondertekenen, Berichtenarchivering en MDTO op 16 maart a.s. van 9.30 tot 12.00. De digitale bijeenkomst wordt geopend door onze directeur Lieuwe Zoodsma. Erik Kokke geeft aansluitend een presentatie over de DIV'er anno nu. Meer informatie en de mogelijkheid tot aanmelding zijn hier te vinden.

 


12 februari 2021: Voor onze aangesloten overheidsorganisaties: NHA-regiosessie op 25 februari a.s.

Het jaar 2020 stond voor het Programma Digitaal Informatiebeheer in het teken van de inrichting van onze eigen preserveringsvoorziening: het NHA e-Depot. De eerste zaadjes van de applicatie zijn geplant. Op de NHA-regiobijeenkomst op 25 februari a.s. geven wij deze in een online sessie verder vorm met onze aangesloten overheidsorganisaties. Er wordt bovendien een eerste inkijkje gegeven in de preserveringsvoorziening met onder meer een presentatie van de pre-ingest en ingest van bestanden.

Voor vragen over deze bijeenkomst kun je terecht bij Ingrid Kee (projectsecretaris/communicatieadviseur).


22 januari 2021: Hoe eerder, hoe beter. Archiving by design

Voor ons is 2021 het jaar om actief contact te zoeken met een aantal leveranciers van (vak)applicaties en DMS-en. Wij gaan met hen in gesprek over hoe de inrichting van hun systemen rekening houdt met de archiefwettelijke eisen. Op die manier dragen we bij aan inrichtingsstandaarden die voor een soepele overdracht van digitale informatie naar het NHA e-Depot zorgen.

Voordat er daadwerkelijk data gecreëerd worden door onze aangesloten overheidspartners, moet de inrichting van het gebruikte systeem vaststaan, omdat dit leidend is voor hoe bijvoorbeeld metadata worden aangemaakt. Als onze leveranciers op een vroeg moment weten wat er voor een correcte overbrengingen nodig is, kunnen zij het ontwerp van hun producten daar op aanpassen. Ons doel is om het informatiebeheer aan de voorkant vooraf samen goed te regelen, zodat de data later makkelijker bewaard kunnen blijven. Oftewel: archiving by design, vooraf in plaats van achteraf.

Met iedere partner stellen we dit jaar een tweejaarlijks werkplan vast waarin onder meer is vastgelegd welke archieven wanneer worden overgebracht. Archiving by design is hiervan ook een vast onderdeel.

Mensen bespreken een plan bij een gebouw in renovatie


13 januari 2021: De nieuwste archiefbewaarplaats. Het NHA e-Depot

In onze depots hebben wij vele kilometers archieven en collecties die wij bewaren voor de bij ons aangesloten overheidsorganisaties in Noord-Holland. Sinds kort hebben wij ook een eigen plek voor hun digitale informatie. Hier ging een heel traject aan vooraf. Want met het beheren en digitaliseren van papier hebben we jarenlange ervaring, maar hoe bouw je eigenlijk een digitaal archief? En hoe zorg je ervoor dat die digitale informatie ook over vijftig jaar nog te raadplegen is? 

Daarom hebben onze archivarissen en technische specialisten hun krachten gebundeld en zijn begonnen aan het bouwen van een eigen e-Depot: het NHA e-Depot. Onze directeur Lieuwe Zoodsma en Programmamanager Digitaal Informatiebeheer Roomyla Choenni geven een kijkje achter de schermen in dit korte introductiefilmpje.


12 januari 2021: Appjes in het NHA-e-Depot

We zijn in relatief korte tijd heel anders gaan communiceren. Stuurde je vroeger een brief, zo kan je nu snel even appen met elkaar. Ook overheidsinstellingen communiceren op een hele andere manier. Voor snelle onderlinge communicatie tussen bestuurders, raadsleden en ambtenaren worden berichtenservices zoals WhatsApp, Facebook Messenger en sms ook veelvuldig gebruikt. Ook dit soort berichten komen in de toekomst in ons NHA-e-Depot.

Vanaf half januari kunnen gemeenten (en andere overheidsinstellingen) weer WhatsApp aanbieden als service naar de inwoners. Dit was vanaf eind 2019 niet meer mogelijk. Facebook heeft nu haar beleid met betrekking tot het gebruik van WhatsApp For Business door gemeenten aangepast en gaat het gebruik ervan weer toestaan.

Maar voor beide kanalen geldt: welke berichten moeten uiteindelijk volgens de Archiefwet naar het e-Depot? En welke hoeven dat niet? VNG heeft hiervoor een Handreiking Archiveren tekstberichten gemaakt. Ook heeft het Nationaal Archief een Handreiking e-mail archiveren op hun website geplaatst.

Vrouw staat bij een berg poststukken


16 december 2020: Preserveren lijkt wel monnikenwerk!

Wij maken bij de ontwikkeling van ons NHA e-Depot gebruik van verschillende softwarepakketten. Een hiervan is Docker. Met deze methode is het mogelijk om softwaredistributie makkelijker te maken en het draaien van software wordt veiliger, omdat het programma waar het om gaat, alleen maar die delen van de buitenwereld ziet waar je expliciet toegang toe geeft.

Je kunt het vergelijken met een soort monnikenwerk. Bij deze techniek sluit je afzonderlijke programma's op in een zogenaamde container zoals monniken die zichzelf opsloten in een kloostercel om handschriften te kopiëren. Met alleen een klein luikje waardoor vellen papier naar binnen en weer naar buiten kunnen gaan. Zo konden zij in volledige afzondering hun werk doen. Op diezelfde manier, maar dan met Docker, kunnen wij alle programma's die nodig zijn voor de pre-ingest apart en veilig laten draaien en zo het hele validatie- en conversieproces voltooien.

Lezende monnik

Lezende monnik (Dirck de Bray, 1625/1645-1694)


4 december 2020: Op weg naar ons NHA e-Depot – dus check check, dubbelcheck: het belang van pre-ingest

Voor de overbrenging van de digitale archieven van onze klanten/archiefvormers naar ons eigen NHA e-depot volgen wij een bepaalde route. Deze route is gebaseerd op het OAIS-model (beter dan in dit filmpje hadden wij het niet uit kunnen leggen).

Niet echt een officieel onderdeel van dat model is de fase ‘pre-ingest’. Pre-ingest gaat over alle voorbereidingen, validaties, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale bestanden überhaupt in de preserveringsvoorziening kunnen. Vaak is het materiaal namelijk nog niet helemaal gereed voor opname (‘ingest’) in het digitale depot bij aanlevering. 

Zijn de bestanden compleet, de informatie-objecten virusvrij, hebben ze de juiste metadata en kunnen alle aangeleverde bestandsformaten goed gepreserveerd worden? Dit proces gaan we automatiseren zodat we in de nabije toekomst grote hoeveelheden makkelijk kunnen verwerken die we van onze klanten krijgen.


13 november 2020: Thuiswerken

Ook wij werken momenteel veel vanuit huis. Daarom heeft het multidisciplinaire team van digitaal Informatiebeheer dagelijks online overleg over alle werkzaamheden en het maken van keuzes die komen kijken bij het inrichten van het NHA e-Depot. Zodat we in het voorjaar van 2021 ook écht de eerste digitale archieven kunnen overbrengen.

Computerscherm met videobellende mensen


5 november 2020: Werelddag van de Digitale Duurzaamheid

Het is vandaag Werelddag van de Digitale Duurzaamheid! Dit is uiteraard ook een van onze speerpunten. Toevallig nemen we vandaag in de Janskerk een filmpje op over ons NHA e-Depot.

NHA-directeur Lieuwe Zoodsma bij de opname voor een filmpje