Menu

Digitaal informatiebeheer actueel

Lees hier het laatste nieuws over digitaal informatiebeheer en de ontwikkelingen rond ons NHA e-Depot.


13 januari: De nieuwste archiefbewaarplaats. Het NHA e-Depot

In onze depots hebben wij vele kilometers archieven en collecties die wij bewaren voor de bij ons aangesloten overheidsorganisaties in Noord-Holland. Sinds kort hebben wij ook een eigen plek voor hun digitale informatie. Hier ging een heel traject aan vooraf. Want met het beheren en digitaliseren van papier hebben we jarenlange ervaring, maar hoe bouw je eigenlijk een digitaal archief? En hoe zorg je ervoor dat die digitale informatie ook over vijftig jaar nog te raadplegen is? 

Daarom hebben onze archivarissen en technische specialisten hun krachten gebundeld en zijn begonnen aan het bouwen van een eigen e-Depot: het NHA e-Depot. Onze directeur Lieuwe Zoodsma en Programmamanager Digitaal Informatiebeheer Roomyla Choenni geven een kijkje achter de schermen in dit korte introductiefilmpje.


12 januari: Appjes in het NHA-e-Depot

We zijn in relatief korte tijd heel anders gaan communiceren. Stuurde je vroeger een brief, zo kan je nu snel even appen met elkaar. Ook overheidsinstellingen communiceren op een hele andere manier. Voor snelle onderlinge communicatie tussen bestuurders, raadsleden en ambtenaren worden berichtenservices zoals WhatsApp, Facebook Messenger en sms ook veelvuldig gebruikt. Ook dit soort berichten komen in de toekomst in ons NHA-e-Depot.

Vanaf half januari kunnen gemeenten (en andere overheidsinstellingen) weer WhatsApp aanbieden als service naar de inwoners. Dit was vanaf eind 2019 niet meer mogelijk. Facebook heeft nu haar beleid met betrekking tot het gebruik van WhatsApp For Business door gemeenten aangepast en gaat het gebruik ervan weer toestaan.

Maar voor beide kanalen geldt: welke berichten moeten uiteindelijk volgens de Archiefwet naar het e-Depot? En welke hoeven dat niet? VNG heeft hiervoor een Handreiking Archiveren tekstberichten gemaakt. Voor medewerkers van gemeenten wordt deze handreiking op woensdag 10 februari in een praktisch webinar toegelicht. Wel even aanmelden voor die tijd!

Vrouw staat bij een berg poststukken


16 december: Preserveren lijkt wel monnikenwerk!

Wij maken bij de ontwikkeling van ons NHA e-Depot gebruik van verschillende softwarepakketten. Een hiervan is Docker. Met deze methode is het mogelijk om softwaredistributie makkelijker te maken en het draaien van software wordt veiliger, omdat het programma waar het om gaat, alleen maar die delen van de buitenwereld ziet waar je expliciet toegang toe geeft.

Je kunt het vergelijken met een soort monnikenwerk. Bij deze techniek sluit je afzonderlijke programma's op in een zogenaamde container zoals monniken die zichzelf opsloten in een kloostercel om handschriften te kopiëren. Met alleen een klein luikje waardoor vellen papier naar binnen en weer naar buiten kunnen gaan. Zo konden zij in volledige afzondering hun werk doen. Op diezelfde manier, maar dan met Docker, kunnen wij alle programma's die nodig zijn voor de pre-ingest apart en veilig laten draaien en zo het hele validatie- en conversieproces voltooien.

Lezende monnik

Lezende monnik (Dirck de Bray, 1625/1645-1694)


 

4 december: Op weg naar ons NHA e-Depot – dus check check, dubbelcheck: het belang van pre-ingest

Voor de overbrenging van de digitale archieven van onze klanten/archiefvormers naar ons eigen NHA e-depot volgen wij een bepaalde route. Deze route is gebaseerd op het OAIS-model (beter dan in dit filmpje hadden wij het niet uit kunnen leggen).

Niet echt een officieel onderdeel van dat model is de fase ‘pre-ingest’. Pre-ingest gaat over alle voorbereidingen, validaties, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale bestanden überhaupt in de preserveringsvoorziening kunnen. Vaak is het materiaal namelijk nog niet helemaal gereed voor opname (‘ingest’) in het digitale depot bij aanlevering. 

Zijn de bestanden compleet, de informatie-objecten virusvrij, hebben ze de juiste metadata en kunnen alle aangeleverde bestandsformaten goed gepreserveerd worden? Dit proces gaan we automatiseren zodat we in de nabije toekomst grote hoeveelheden makkelijk kunnen verwerken die we van onze klanten krijgen.


13 november: Thuiswerken

Ook wij werken momenteel veel vanuit huis. Daarom heeft het multidisciplinaire team van digitaal Informatiebeheer dagelijks online overleg over alle werkzaamheden en het maken van keuzes die komen kijken bij het inrichten van het NHA e-Depot. Zodat we in het voorjaar van 2021 ook écht de eerste digitale archieven kunnen overbrengen.

Computerscherm met videobellende mensen


5 november: Werelddag van de Digitale Duurzaamheid

Het is vandaag Werelddag van de Digitale Duurzaamheid! Dit is uiteraard ook een van onze speerpunten. Toevallig nemen we vandaag in de Janskerk een filmpje op over ons NHA e-Depot.

NHA-directeur Lieuwe Zoodsma bij de opname voor een filmpje