Menu

Handleidingen

Graag ondersteunen wij onze zorgdragers bij hun informatiebeheer. Dit doen wij onder andere door hen te voorzien van informatie die helpt om de (archief)processen op de juiste manier uit te voeren.

Hieronder een overzicht van de beschikbare documentatie:

Archiefeisen bij aanbesteding informatiesysteem

Voor een overzicht van archiefeisen bij aanbesteding van informatiesystemen kan de GIBIT geraadpleegd worden. Voor voorbeelden van PvE’s waarin hiermee rekening is gehouden of voor addenda op de GIBIT kan er contact worden opgenomen met de adviseur digitale archivering.

Migratie en conversie

Wanneer hard- en software vervangen of vernieuwd worden, kan opgeslagen data worden geconverteerd of gemigreerd om de goede, geordende en toegankelijke staat ervan te waarborgen. Het Stappenplan bij migratie en conversie geeft handvatten bij dit proces voor zowel de conversie of migratie zelf, als bij het opstellen van de wettelijk verplichte verklaring van deze conversie of migratie.

Vervanging

Ter ondersteuning van de vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties heeft het Nationaal Archief een handreiking opgesteld.

Het NHA heeft aanvullend hierop een checklist ontwikkeld met een overzicht van vervangingseisen.

Selectie en vernietiging

Volgens de Archiefwet 1995 moeten overheden zorgen voor vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Om hier handen en voeten aan te geven is de Procedure vernietiging opgesteld. In deze procedure vind je onder andere terug welke informatie er op de vernietigingsstaat te vinden moet zijn en hoe het proces in zijn werk gaat.

Archiefbescheiden kunnen worden uitgezonderd van vernietiging. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 benoemt categorieën op basis waarvan dit kan, bijvoorbeeld de nieuwe categorie hotspot-monitor. Om aangesloten overheden te faciliteren is de Procesbeschrijving inrichten hotspot-monitor opgesteld.

Overbrenging

De Archiefwet 1995 schrijft voor dat een overheidsinstelling haar permanent te bewaren archief na twintig jaar moet overbrengen naar een openbare archiefbewaarplaats. 

De Richtlijnen overbrenging van analoge overheidsarchieven geven aanwijzingen en richtlijnen voor schoning, ordening en beschrijving van papieren archiefstukken, die voor overbrenging in aanmerking komen. Aanvullend hierop is er een handleiding Materiële verzorging.

Voor bouwvergunningen gelden een paar specifieke zaken die opgenomen zijn in de Aanvulling richtlijnen overbrenging.

Omdat overheidsorganisaties na een overgangsperiode op dit moment overwegend digitaal werken, zal het over te brengen materiaal in de toekomst voornamelijk bestaan uit digitale informatie. Hiervoor zijn de Voorwaarden overbrenging digitaal archief opgesteld.

Heeft u nog vragen over archieftoezicht? Neem dan contact op met onze archiefinspecteurs Marieke Bos en Gerjan Hulsegge via toezicht@noord-hollandsarchief.nl. Voor advies over digitale archivering kunt u contact opnemen met Linda Folkers.