Menu

Interactieve sessie zorgdragers over raadpleging

Preserveren én raadplegen
We werken hard aan de inrichting, het testen en de implementatie van ons NHA e-Depot. In samenwerking met een aantal zorgdragers, willen we in het tweede en derde kwartaal van 2021 de eerste digitale overbrengingen realiseren. Preserveren is natuurlijk het belangrijkste doel van ons e-Depot; we willen immers dat dit te bewaren materiaal duurzaam toegankelijk blijft. Maar om deze toegang te realiseren is daarnaast een goede raadplegings-functionaliteit minstens zo belangrijk.
Het is de wens van het NHA om in 2022 een eigen raadplegingsomgeving aan te schaffen, die onze zorgdragers en andere doelgroepen effectief en overzichtelijk digitale toegang verschaft tot het gearchiveerde materiaal. Tot die tijd maken we gebruik van de standaard raadplegingsmogelijkheid van Preservica met behulp van een Universal Access -omgeving.

De uitgangspunten: aggregaties, metadata en full-text
Er gelden drie uitgangspunten die van belang zijn om een archief goed doorzoekbaar te maken. Dit zijn de aggregaties, de metadata en de eventuele full-text van het materiaal. Elk digitaal archief is opgebouwd uit verschillende aggregatieniveaus (versimpeld van groot naar klein zijn dit: archief – dossier – record/archiefstuk – bestand). Daarnaast krijgt dankzij toepassing van standaarden (nu TLMO, straks MDTO) elk aggregatieniveau bepaalde metadata. Tot slot kan bijvoorbeeld een pdf-bestand volledig op tekst doorzoekbaar zijn. Deze drie uitgangspunten zijn essentieel om goede raadplegingsfunctionaliteit te realiseren.

Vier mogelijke raadplegings-scenario’s
Aan de deelnemers van de sessie zijn vier verschillende raadpleegscenario’s voorgelegd:

Bestandsgericht: Na een specifieke zoekopdracht krijgt de gebruiker een lijstoverzicht gepresenteerd, met daarin alle gevonden bestanden bij een bepaald trefwoord.

Dossiergericht: Na een zoekopdracht ziet de gebruiker eerst een verzameling dossiers waar het trefwoord in voorkomt. Doorklikken op een dossier levert dan binnen dat dossier een documentoverzicht op.

Boomstructuur: Een zoekopdracht levert eerst overzicht van alle archieven waar de zoekterm in voorkomt. De gebruiker klikt vervolgens binnen één archief door naar lagere aggregatieniveaus.

Combinatiescenario: Het is daarnaast denkbaar om de drie bovenstaande scenario’s te combineren.

Elk van de drie afzonderlijke scenario’s kent zijn voor- en nadelen, dit wordt weergegeven in onderstaand overzicht:

Zowel de deelnemers als het team Digitaal Informatiebeheer van het NHA zijn het erover eens dat het combinatiescenario het meest recht doet aan de drie eerder genoemde uitgangspunten. Op voorwaarde dat dit visueel aan de gebruikerskant goed neergezet kan worden, is hiermee idealiter goed te filteren op bestanden en type bestanden, maar wordt óók de dossierstructuur goed gevisualiseerd én maakt een boomstructuur helder waar de informatie in het grotere geheel van de archiefcontext past.

Onderstaande afbeelding geeft een impressie van hoe de combinatievariant eruit zou kunnen zien:

 

Vervolg
Het NHA onderzoekt de komende periode de wens om deze combinatievariant te realiseren. Daarbij focussen we op technische haalbaarheid en het beschikbare marktaanbod. Tot die tijd biedt Universal Access van Preservica een tijdelijke oplossing voor de raadpleging van ons e-Depot.

Aangesloten overheidsorganisatie kunnen nu al stappen zetten om in de toekomst via het NHA-e-Depot goed raadpleegbare informatie opvraagbaar te maken. Ga in je organisatie na hoe op dit moment de drie genoemde basisvoorwaarden (aggregaties, metadata en full-tekst) gewaarborgd worden, en breng hier zo nodig kwaliteitsverbeteringen volgens de geldende standaarden in aan.

Vragen of suggesties over de raadplegingskant van ons e-Depot? Neem dan contact op met een van onze adviseurs digitale archivering, Linda Folkers of Pieter Rosman.