De Pre-ingesttool is te bedienen vanuit een internetbrowser. In een bepaalde map op een lokale schijf of netwerkschijf kan de tool aanleveringen detecteren waarmee men in de pre-ingest fase aan de slag wil gaan. In deze directory komen ook de rapportages en uitgepakte versies terecht binnen een eigen session folder.

Er is in de gebruikersinterface van de Pre-ingesttool een overzichtspagina waarin men van alle aanleveringen kan zien hoeveel controles er daarop al zijn uitgevoerd en achter de aanleveringen waarop nog geen controles zijn uitgevoerd staat ‘nieuw’. Naast de naam worden de aanmaakdatum en de grootte vermeld.

Door een regel aan te vinken en op de ‘Verwijder resultaten’-knop te klikken, is het mogelijk om aanleveringen te verwijderen van de schijf, zodat deze ook niet meer in het overzicht van de Pre-ingesttool staan. Met de ‘Wis resultaten’-knop worden de rapportages en de uitgepakte versie binnen de session folder verwijderd en wordt de status op de overzichtspagina gewijzigd naar ‘nieuw’.

De pagina om acties uit te voeren is gecategoriseerd in tabjes, met elk een aantal stappen. Bij sommige stappen is het verplicht om iets in te voeren of te configureren bij ‘Instellingen’. Een stap gaat ‘Gereed’ als de check is geslaagd en er geen fouten zijn gevonden, een stap gaat ‘Fout’ als de check is geslaagd en er wel fouten zijn gevonden en een stap gaat ‘Mislukt’ als de check zelf niet is geslaagd. Bij een mislukte stap verschijnt er rechtsboven in beeld een pop-up met een foutmelding.

Na het voltooien van een stap is de output meteen in te zien door deze binnen de Pre-ingesttool uit te klappen of door het gegenereerde JSON-bestand in de session folder te openen met bijvoorbeeld Notepad++, waarvoor een JSON Viewer plugin beschikbaar is. Bij sommige stappen worden er ook andere bestanden aangemaakt, zoals PDF, CSV en Excel.

Er wordt met een live timer bijgehouden hoelang een stap duurt en na afloop wordt de totale tijd die de stap heeft geduurd geregistreerd. Als een stap bijvoorbeeld te lang duurt, kan men hem stopzetten. De langstdurende stappen zijn ‘Viruscontrole’, ‘Archief uitpakken’, ‘Fixity waarde uit metadatabestanden extraheren, berekenen en vergelijken’ en ‘Controlegetal berekenen’.

Men kan meerdere stappen tegelijkertijd aanzetten: de Pre-ingesttool plaatst de stappen die niet bezig zijn in een wachtrij. Als men bijvoorbeeld de OPEX-transformatie wil aanzetten zonder het TAR-bestand te hebben uitgepakt, dan pre-selecteert de tool het uitpakken van het TAR-bestand omdat dit voorwaardelijk is aan de OPEX-transformatie.