Menu

Wat is pre-ingest en waarom pre-ingest?

Pre-ingest kan worden omschreven als “alle voorbereidingen, beslissingen, stappen en acties die er nodig zijn voordat de digitale objecten opgenomen kunnen worden in het archiefbeheersysteem van een instelling.” (bron: Pre-ingest – Netwerk Digitaal Erfgoed (lerenpreserveren.nl))
Archieven moeten in “goede, geordende en toegankelijke” staat worden overgebracht en de Pre-ingesttool is een hulpmiddel dat gebruikt kan worden om te beoordelen of dat ook zo is op het moment dat een archiefvormer een archief aanlevert.

De Pre-ingesttool bevat een aantal checks/controles die volledig automatisch worden uitgevoerd. De gebruiker kan aangeven welke wel of niet worden uitgevoerd. Dat kan door de check/controle aan of uit te vinken. De checks/controles hebben betrekking op zowel technische als inhoudelijke aspecten van digitale archieven. Denk bij technische aspecten aan bijvoorbeeld een checksumcontrole en bij inhoudelijke aspecten aan een controle op de aanwezige aggregatieniveaus in het archief (“Archief”, “Serie”, enz.). De inhoudelijke controles zijn gebaseerd op het TMLO en MDTO.

De Pre-ingesttool levert een aantal rapportages waarin is aangegeven welke fouten zijn aangetroffen. Maar ook als een controle succesvol is doorlopen wordt dat in de rapportage aangegeven. Het is vervolgens de taak aan de archiefinstelling om (mede) op basis van de resultaten een waardeoordeel te geven over de mate waarin het archief zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevindt. Daarnaast bevat de Pre-ingesttool functionaliteit om een digitaal archief geautomatiseerd aan te bieden aan Preservica.

Door wie en hoe de Pre-ingesttool kan worden gebruikt

Zoals hierboven beschreven kan de Pre-ingesttool worden gebruikt door archiefinstellingen. Daarvoor is de tool specifiek ontwikkeld. Maar in principe kan elke archiefvormende organisatie van de tool gebruik maken. Ook private organisaties zouden er gebruik van kunnen maken.
Een organisatie bepaalt zelf door welke functionarissen de tool wordt gebruikt. Dat kunnen bij een archiefinstelling bijv. adviseurs digitale informatie zijn en archiefinspecteurs zijn. Bij archiefvormers kunnen het bijvoorbeeld DIV-medewerkers zijn die de overbrenging verzorgen.
Een organisatie bepaalt ook zelf de wijze waarop de Pre-ingesttool wordt gebruikt en in welke processen. Zo kan een organisatie bij wijze van spreken “alle” controles uitvoeren, maar ze kan er ook voor kiezen om enkel die controles uit te voeren die zien op de technische eigenschappen van de digitale objecten in een archief.