Als u een digitale handtekening invoert, zorgt u ervoor dat uw informatiestromen zoveel mogelijk digitaal en daardoor efficiënter plaatsvinden.

Om processen in de organisatie geheel digitaal te laten verlopen, is het toepassen van een digitale handtekening cruciaal. Een digitale of elektronische handtekening is een digitale variant van een handgeschreven handtekening. Bij een digitale handtekening is het van belang om aan te tonen dat de ondertekenaar is wie hij zegt te zijn (door middel van identificatie en authenticatie) en om aan te tonen dat een document authentiek is.

Soorten digitale handtekeningen

Er bestaan twee soorten digitale handtekeningen; een gewone en een gekwalificeerde.

Een gewone digitale handtekening is direct gekoppeld aan een document of e-mail. Denk bijvoorbeeld aan een ingevoegde afbeelding (scan) van een handgeschreven handtekening.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een digitaal, gecertificeerd bestand dat aan een document is toegevoegd. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven. De Nederlandse overheid maakt gebruik van een certificaat dat wordt uitgegeven door Public Key Infrastructure (PKI)-overheid. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig en zijn juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening. U kunt hierbij denken aan uw DigiD die u gebruikt bij uw belastingaangifte. Van de gekwalificeerde digitale handtekeningen bestaan verschillende betrouwbaarheidsniveaus.

Verplicht ondertekenen?

Voordat u een geschreven handtekening vervangt door een digitale, adviseren wij u om eerst vast te stellen of het wettelijk verplicht is dat het document ondertekend wordt. Vaak blijkt dat veel handtekeningen overbodig zijn. Is een handtekening wel wettelijk vereist, dan kunt u een digitale variant kiezen.

Keuze voor digitale handtekening

Het Forum Standaardisatie heeft een Handreiking Betrouwbaarheidsniveaus over authenticatiemogelijkheden voor elektronische overheidsdiensten gepubliceerd. In dit document vindt u een stappenplan om te bepalen welk betrouwbaarheidsniveau voor een digitale handtekening nodig is voor bepaalde documenten. Om het makkelijk te maken heeft het Forum Standaardisatie deze analyse al voor een aantal documentsoorten gemaakt en de resultaten hiervan samengevat in een tabel.