Als u kiest voor vervanging, hoeft u geen papieren archief meer bij te houden en dat draagt bij aan een efficiënte organisatie.
Vervanging, ook wel substitutie genoemd, wil zeggen dat papieren originelen worden vervangen door digitale originelen, zodat de informatie uit de werkprocessen (van vastleggen tot archiveren) geheel digitaal is. Concreet betekent dit dat papieren documenten gescand worden, de digitale versies de status van origineel krijgen en dat de papieren documenten vernietigd worden.
