Menu

‘We moeten in de huid van de gebruiker van het archief kruipen’

‘Mijn handen jeuken om aan de slag te gaan en het Noord-Hollands Archief klaar te maken voor een tijdperk waarin de techniek ons helpt om relevant te blijven. Het verhogen van het gebruik wordt leidend voor ons,’ zegt Willeke de Groot, de per 1 juni aangetreden nieuwe directeur van het NHA.

Willeke de Groot in de Janskerk
Willeke de Groot in de Janskerk

De eerste maanden stonden voor haar in het teken van kennismaken. ‘Allereerst met de eigen mensen,’ vertelt ze. ‘Ik liep als een soort stage mee terwijl zij mij de werkprocessen lieten zien. Ik ben altijd op zoek om uit te vinden waar het om draait. Wat gaat hier goed, waar knelt het? Ik herinner me de eerste werksessie op het restauratieatelier. Het vakmanschap spatte er van af. Men was bezig met het restaureren van een herbarium van de kweektuin, een overgebracht archief.’

‘Andere hoogtepunten in die tijd waren de eerste ervaringen met de depots, die voelden als een schatkamer waarin de eeuwigheid weerspiegeld wordt. Het oude, in Latijn geschreven manuscript van de Jansheren bijvoorbeeld, het Linnenweversmissaal en ga zo maar door. Elke dag fietste ik op een roze wolk naar huis. Hebben de Jansheren hier werkelijk rondgelopen?, dacht ik dan. Er gaat iets mystieks van hen uit. En Willem van Oranje, die de Janskerk bezocht. Dat ik dan in dezelfde kerk mag rondlopen… Het moment, waarop een van de conservatoren een oude middeleeuwse bijbel uit de schappen haalde, geïllustreerd met al die miniatuurprentjes. Daar werd ik stil van, raakte er echt door ontroerd.’Uitsnede Haarlemse Bijbel 1450Haarlemse Bijbel, ca. 1450, afkomstig uit de bibliotheek van de Commanderij van Sint Jan

‘Ik werd ook geraakt door de collectie van de firma Enschedé die we in 2015 hebben verworven. Verleden en heden komen daarin voor mij samen, want mijn eerste banen lagen binnen de dagbladpers. Ik heb gedwaald tussen de stellages met de voltallige drukbibliotheek met honderden titels. Prachtig! Een van de schilderijen van de oude drukkershal komt op mijn kamer te hangen.’

Bedrijfsmatige expertise

De Groot combineert een sterke culturele en maatschappelijke belangstelling met jarenlange bedrijfsmatige expertise. Voor ze de overstap maakte naar het NHA was ze directeur lokale overheid bij de juridische uitgeverij Sdu in Den Haag en heeft ze de digitale transitie van het printportfolio naar online oplossingen doorgevoerd. Haar uitgebreide ervaring met de digitalisering van media kan zij goed gebruiken de komende jaren, verwacht zij.

Haar wieg stond in Haarlem, maar na haar studie politicologie aan de Vrije Universiteit in Amsterdam bleef ze in de hoofdstad wonen. Sinds 2005 staat haar huis weer in haar geboortestad, in de omgeving van het Marnixplein. Ze is getrouwd en heeft twee zonen in de middelbare schoolleeftijd. En ze heeft een hond, aangeschaft in coronatijd, voegt ze er lachend aan toe. Een druk, vol leven. Hoe krijgt ze dat alles voor elkaar?

‘Ik doe alles met passie,’ verklaart ze. ‘Werk en privé zijn voor mij moeilijk te scheiden. Thuis weten ze wat er op mijn werk speelt, en op mijn werk ben ik open over wat er thuis speelt. Ik ben altijd geboeid door mijn werk, maar wil er tegelijkertijd ook voor mijn jongens zijn. Kennis vergaren is de rode draad in mijn leven. Ik ben altijd op zoek naar nieuwe verhalen en maatschappelijk relevante issues.’ Lezen is een van haar grote hobby’s. ‘Hier op het archief word ik ook steeds gegrepen door een verhaal. Als het niet vanwege een archiefstuk is, dan wel door de bibliotheek of door de verhalen die we met de tentoonstellingen naar buiten brengen, zoals nu over Vlaamse migranten. Ook als ik naar buiten loop voel ik de verhalen om mij heen. Vroeger las ik vooral fictie, maar de laatste jaren steeds meer boeken op het grensvlak tussen geschiedenis, politiek en levensverhalen. En ik ben dol op muziek. Speel zelf piano, houd erg van klassieke muziek.’


Spoorbrug over het Spaarne met op de achtergrond de Grote of St. Bavokerk en de kathedrale basiliek St. Bavo. Fotopersbureau De Boer, 1956-1958

Rapmuziek

Sinds kort is ze penningmeester van het in de negentiende eeuw opgerichte Haarlemsche Muziekfonds, waarvan de oprichter Carl Gottfried Voorhelm Schneevoogt ook belangrijke stukken aan de beeldcollectie van het NHA heeft toegevoegd. Ze wil graag dit fonds ook hedendaagse muziekgenres laten ondersteunen, zoals jazz en experimenten met nieuwe muziekvormen. Misschien hoort in de toekomst ook rap tot de mogelijkheden. Verder is ze bestuurslid en medeoprichter van een stichting die statushouders helpt hun eigen bedrijf te starten. ‘In 2015, toen veel Syriërs naar Europa vluchtten, heb ik deze met twee collega’s van Sdu opgericht. Nu helpen we vooral Oekraïners. Iedereen heeft recht op het uitoefenen van een professie. Mensen moeten zich kunnen ontplooien, hun talent kunnen ontwikkelen.’

Ten tijde van dit interview zit ze midden in de kennismakingsperiode met de overheidsinstellingen die bij het NHA zijn aangesloten. ‘Het gaat er mij nu om erachter te komen wat hun wensen zijn. Hoe onze dienstverlening eventueel nog beter kan. Hoe we hen kunnen helpen met de overstap van analoog naar digitaal, bijvoorbeeld als het gaat om het scannen van bouwdossiers. Hoe kunnen we dit voor hen gemakkelijker maken?’

IJkpersonen

Voor iedere gemeentearchivaris of directeur van een archiefinstelling is de toegankelijkheid en bruikbaarheid van het archief een belangrijk vraagstuk. Elke tijd vraagt weer om nieuwe oplossingen. De Groot is hiervan doordrongen: ‘We moeten ons realiseren dat er grote veranderingen in de maatschappij gaande zijn. Een nieuwe generatie is voor informatie en communicatie grotendeels georiënteerd op de mobiele telefoon. We moeten daarom als archief in de huid van de gebruiker kruipen. Dat is een strategische opgave. Wij zijn de hoeders van de democratie. Informatie moet voor iedereen toegankelijk zijn. Mijn carrière ben ik begonnen in de krantenwereld en ik geloof sterk in het belang van voor iedereen toegankelijk informatie. Steeds meer gebruikers van ons archief oriënteren zich online. De hiervoor benodigde techniek ontwikkelt zich heel snel en maakt het mogelijk met meer metadata gerichter te zoeken.’

‘Aan mijn team heb ik gevraagd user stories op te stellen,’ vervolgt ze. ‘Wie zijn de denkbeeldige “ijkpersonen” van ons archief? Bijvoorbeeld “Susanne”, de historisch onderzoekster, of “Bob” die zijn familiegeschiedenis wil uitzoeken. Wie zijn zij, wat willen ze, en waar liggen de knelpunten bij het doen van onderzoek of het opvragen van gegevens voor persoonlijk gebruik? Door dit in kaart te brengen hopen we onze doelgroepen nog beter te kunnen bedienen. Via de techniek moeten we nog sneller data en content kunnen toevoegen. Dit betekent ook dat we als organisatie keuzes moeten maken. Welke voorzieningen willen we aanbieden aan burgers, maar ook aan de ambtenaren die werken voor de bij ons aangesloten overheidsorganisaties? Hen kunnen we helpen met digitalisering en advies en de vergroting van de zichtbaarheid in hun regio. Welke mensen hebben we daarvoor nodig?’

‘Er is zoveel content hier. Data stellen ons in staat te monitoren welke informatie het meest wordt opgevraagd en welke minder en helpen ons te voorspellen wat in de toekomst interessant kan zijn. Het verweven van data in onze bedrijfsvoering is een van de zaken waarop ik wil gaan sturen. Het verhogen van het gebruik van ons archief wordt het leidend paradigma. Uiteindelijk gaat het erom de informatie en kennis met zoveel mogelijk mensen te delen.’

Nieuw collectiecentrum

Welke uitdagingen of kansen ziet zij nog meer voor zich? ‘Wij beheren al de Enschedé-collectie, maar er zijn nog heel wat grote bedrijfsarchieven in de regio. Grote bedrijven als Tata Steel hebben zoveel betekend voor de mensen in de regio. We hebben een hele wensenlijst. Maar alles op z’n tijd. Niet alles hoeft vandaag of morgen. Daarnaast ligt er een aantal grote dossiers. Bijvoorbeeld het collectiecentrum dat moet voorzien in het tekort aan depotruimte van het NHA en andere museale organisaties zoals het Frans Hals Museum en het Archeologisch Museum. Dat komt nu in een stroomversnelling. De aanleiding is simpel. De wet schrijft ons voor dat overheidsarchieven bewaard moeten worden, maar we beginnen tegen de grenzen van ons huidige depot aan te lopen. We hebben een locatieonderzoek laten uitvoeren. Daaruit zijn het voormalig Enschedé-complex in de Waarderpolder en het Paswerkterrein bij Cruquius gerold.’

Toewijding

‘Een andere uitdaging is het vinden van de juiste medewerkers. De hele arbeidsmarkt is uit balans: er zijn veel banen maar naar verhouding weinig mensen om die te vullen. De jongere generatie heeft al gauw iets van: What’s in it for me? Er ontstaan nieuwe werkgebieden zoals data-analisten en informatieadviseurs.’

‘Die mensen moeten natuurlijk wel iets met de archiefwereld hebben. Zelf opleiden zie ik om die reden als een grote kans. Jonge historici en politicologen met name. Het is een uitdaging voor de hele archiefsector om zelf personeel te gaan opleiden, in plaats van nieuw personeel met een zaklampje te zoeken. Talent dat je al aan boord hebt moet je koesteren en het NHA heeft zeker veel talent. De mensen die hier werken hebben zoveel hart voor het archief. Er is zo’n diepe kennis, zo’n vastberadenheid om het archief te doorgronden. Er is toewijding. Gedegen vakkennis. Dit is een zeer kennisintensieve organisatie. Een solide, financieel gezonde organisatie ook. Er zijn de laatste jaren wel veel mensen weggegaan door het bereiken van hun pensioen. Een sterk punt is ook de goede verdeling van jongeren en ouderen, van mannen en vrouwen. Een diverse organisatie is een gezonde organisatie. Maar wat ik zei, we hebben wel nog een weg te gaan in de digitale dienstverlening.’

Haar voorgangers Jaap Temminck en Lieuwe Zoodsma bleven respectievelijk 21 en 27 jaar op hun post. Denkt zij ook zo lang hier te blijven? Lachend: ‘Daar weet ik echt niet op te antwoorden. Er liggen grote uitdagingen voor me, en die hebben jaren nodig om te kunnen worden uitgevoerd. Twintig jaar lijkt me een hele tijd, maar ik kan hier voorlopig vooruit. Ik ben iemand die echt wil wortelen in een organisatie. Die zich ermee wil verbinden. Ik ben geen job-hopper.'

Interview: Wim de Wagt. Dit interview is verschenen in het magazine Uitgelicht nr.19 / december 2022.