Het Noord-Hollands Archief houdt zich bezig met het duurzaam bewaren van zowel papieren als digitale informatie. Net als papieren documenten moeten sommige digitale documenten bewaard worden voor de eeuwigheid. Voor digitale informatie zorgt dit voor andere vraagstukken en uitdagingen dan voor papieren archief. Waar de kans op informatieverlies voor papieren documenten op de korte termijn vrij klein is, kan een digitaal bestandsformaat in sommige gevallen na twintig jaar al niet meer uitgelezen worden door de gebruikte software. En er ligt nog een andere dreiging op de loer: bit rot. Dat is de Engelse term voor het onleesbaar worden van bestanden, omdat deze niet meer goed zijn vastgelegd op een harde schijf. Door magnetisatie of het verplaatsen van documenten van de ene naar de andere drager, bestaat de kans dat bits omvallen; een 0 wordt dan een 1 of andersom. Met als gevolg dat data verloren gaat.

Digitale preserveringsvoorzieningen bieden daar een oplossing voor. Deze systemen zetten bestanden waarvan het formaat in onbruik dreigt te raken automatisch om naar een nieuwer formaat. Het originele bestand blijft ook behouden. Daarnaast wordt gecontroleerd of alle enen en nullen nog op dezelfde plek staan. Indien dat niet het geval is, wordt dat gecorrigeerd.

Het Noord-Hollands Archief maakt op dit moment gebruik van een preserveringsvoorziening van het Nationaal Archief voor bestanden van Rijksinstellingen. Voor de andere organisaties die bij het Noord-Hollands Archief zijn aangesloten, zoals de provincie Noord-Holland en gemeenten, maar ook voor particuliere archieven, moest een andere oplossing gezocht worden. Daarom is het Noord-Hollands Archief op zoek gegaan naar een eigen preserveringsvoorziening.

Voor het Noord-Hollands Archief moet deze voorziening aan een aantal  eisen voldoen. Om digitale informatie voor de toekomst goed te kunnen bewaren, moeten bestandsformaten die verouderd zijn bijvoorbeeld automatisch gesignaleerd en naar een nieuw formaat geconverteerd worden. Ook wil het NHA vrij kunnen beschikken over alle data en metadata in de preserveringsvoorziening en  deze naar eigen inzicht kunnen beheren voor een optimale dienstverlening aan klanten en burgers. Om dezelfde reden wil het NHA gebruik kunnen maken van een externe toegang (API), die het voor alle gebruikers mogelijk maakt om de informatie in het systeem op een zo flexibel mogelijke manier te benaderen. En om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen is het bovendien van belang dat de leverancier van de preserveringsvoorziening beschikt over voldoende bekwaam personeel en ervaring heeft opgebouwd bij andere Nederlandse erfgoed- of archiefinstellingen.

Met twee partijen die aan deze eisen voldoen is een aanbestedingstraject doorlopen. De producten van deze partijen zijn uitgebreid met elkaar vergeleken, onder meer in een testopstelling. Uiteindelijk heeft het Noord-Hollands Archief gekozen voor de oplossing van de Britse partij Preservica. Hun preserveringsvoorziening – die internationaal onder meer wordt gebruikt door de UK National Archives en de Europese Commissie – voldeed grotendeels aan de wensen en eisen van het NHA en kwam uit de bus als het product met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Bijkomend voordeel is dat het NHA al ervaring heeft met de systemen van deze partij, die ook het e-Depot van het Nationaal Archief heeft geleverd, waar het NHA de afgelopen jaren gebruik van heeft gemaakt. Daarnaast heeft Preservica recent ook ervaring opgebouwd bij andere Nederlandse archiefinstellingen. Bovendien is de oplossing van Preservica ‘webbased’, zodat deze geen langdurig en risicovol implementatietraject vereist, maar op korte termijn bruikbaar is – een voordeel, dat in de huidige situatie rondom het Coronavirus nog groter is.

Het NHA start deze maand met het inrichten en testen van het systeem en zal hiermee naar verwachting tot aan de zomer bezig zijn. Vanaf het najaar is het systeem dan volop inzetbaar. In de nieuwe voorziening wordt in ieder geval digitaal materiaal van de provincie Noord-Holland en de gemeente Haarlem geplaatst.