De voorwaarden verschillen per archief. Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar van het archief, in samenspraak met het Noord-Hollands Archief, bepaalt op welke stukken een beperking rust.

Voor overheidsarchieven zijn regels van toepassing, die zijn vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer bij het Noord-Hollands Archief een overheidsarchief beperkt openbaar is, is de reden over het algemeen de bescherming van de privacy van nog levende personen. Meestal gaat het daarbij om zogeheten bijzondere persoonsgegevens. 

Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over iemands religie, etnische afkomst, politieke gezindheid, gezondheid of seksuele geaardheid. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verbiedt de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, in artikel 9.1. Daarna worden in artikel 9.2 uitzonderingen op dit verbod beschreven.