Wanneer bij het Noord-Hollands Archief een overheidsarchief beperkt openbaar is, is dat meestal omdat het bijzondere persoonsgegevens bevat van mensen die mogelijk nog in leven zijn.
Wanneer u stukken wilt inzien met bijzondere persoonsgegevens is dat alleen mogelijk wanneer u voldoet aan de uitzonderingsgronden die de AVG daarvoor stelt, in artikel 9.
U moet daarom het volgende aantonen:
- dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden (zie 5A), of
- dat u de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen (zie 5B), of
- dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de betrokken personen onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, of
- dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
- dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
- dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting.
5A. Hoe bewijs ik dat iemand is overleden?
U kunt met de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:
- een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de Burgerlijke Stand
- een kopie van de persoonskaart van de overledene (op te vragen bij het CBG, het Centrum voor Familiegeschiedenis)
- een schriftelijk bewijs, zoals een origineel overlijdensbericht, overlijdensadvertentie, een vermelding op www.joodsmonument.nl of een vermelding op oorlogsgravenstichting.nl.
5B. Hoe bewijs ik dat de betrokkene uitdrukkelijke toestemming geeft?
De schriftelijke toestemming bestaat uit een pagina met daarop de volgende gegevens:
- De tekst:
“Hierbij verklaar ik, [volledige naam van betrokkene], dat ik er geen bezwaar tegen heb dat [verzoeker] verneemt of er informatie over mij in [de naam van het bewuste archiefonderdeel] aanwezig is en die informatie – indien aanwezig – inziet.” - De handtekening van de betrokkene.
- Een vermelding van de datum.
- Daarnaast: een kopie van de voorkant van zijn/haar identiteitsbewijs. Hoe u veilig een kopie van een identiteitsbewijs kunt maken, leest u op deze pagina van de Rijksoverheid.