Menu

5. Voorwaarden voor inzage in overheidsarchieven

Wanneer bij het Noord-Hollands Archief een overheidsarchief beperkt openbaar is, is dat meestal omdat het bijzondere persoonsgegevens bevat van mensen die mogelijk nog in leven zijn. 

Wanneer u stukken wilt inzien met bijzondere persoonsgegevens is dat alleen mogelijk wanneer u voldoet aan de uitzonderingsgronden die de AVG daarvoor stelt, in artikel 9.

U moet daarom het volgende aantonen:

  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden (zie 5A), of
  • dat u de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen (zie 5B), of
  • dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming aan de betrokken personen onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, of
  • dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
  • dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
  • dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting.

5A. Hoe bewijs ik dat iemand is overleden?

U kunt met de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:

5B. Hoe bewijs ik dat de betrokkene uitdrukkelijke toestemming geeft?

De schriftelijke toestemming bestaat uit een pagina met daarop de volgende gegevens:

  • De tekst:
    “Hierbij verklaar ik, [volledige naam van betrokkene], dat ik er geen bezwaar tegen heb dat [verzoeker] verneemt of er informatie over mij in [de naam van het bewuste archiefonderdeel] aanwezig is en die informatie – indien aanwezig – inziet.”
  • De handtekening van de betrokkene.
  • Een vermelding van de datum.
  • Daarnaast: een kopie van de voorkant van zijn/haar identiteitsbewijs. Hoe u veilig een kopie van een identiteitsbewijs kunt maken, leest u op deze pagina van de Rijksoverheid.