In principe worden geen kopieën gemaakt van niet-openbare stukken, naar aanleiding van een rechterlijke uitspraak. U mag ook geen foto’s maken van niet-openbare stukken.

Er zijn een paar wettelijke uitzonderingen waarbij het toch mogelijk is om kopieën uit beperkt openbaar overheidsarchief te krijgen. De meest voorkomende uitzonderingen zijn kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval moet u kunnen aantonen dat de kopieën noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Een tweede uitzonderingsgrond betreft schrijnende gevallen. Het gaat hierbij om losse documenten die een grote emotionele waarde hebben, zoals een foto van een overleden familielid of een persoonlijk handgeschreven brief. Wanneer u hier een beroep op wilt doen, kunt u een schriftelijk verzoeken indienen, per post of per e-mail. Eventuele kopieën worden dan alleen voor eigen gebruik verstrekt en mogen niet verder worden verspreid dan in huiselijke kring.