In het kader van de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer moest er worden gekozen voor een archief niet ouder dan vijftig jaar. Dat bleek problematisch te worden omdat op het ogenblik van beginnen het archief van de gemeente Heemstede over de periode 1930-1990 reeds werd geïnventariseerd. Om deze reden werd er gekozen voor een tienjarenblok uit het secretarie-archief dat de jaren 1906-1929 beslaat. Gekozen werd de periode 1920-1929. Allereerst moest dit blok worden gelicht uit het geheel. Zodoende was nog niet bekend om hoeveel strekkende meters het zou gaan. Dat bleken er uiteindelijk een kleine dertig te zijn. Zoals hierboven gemeld, was het archief gedeeltelijk volgens een trefwoordensysteem geordend. Dit was echter niet consequent toegepast. Ook waren stukken over één zaak moeilijk terug te vinden. Een ander gedeelte was zaaksgewijs geordend volgens de code VNG. In overleg met mijn mentor is daarom besloten het hele archief zaaksgewijs te herordenen volgens de code VNG. In de praktijk leverde dit besluit weinig problemen op. Uitgesloten van het inventarisatieproject zijn bouwvergunningen, hinderwetvergunningen en bestemmingsplannen.

Deze bescheiden staan om praktische redenen apart. Enkele van deze archiefbestanden bevinden zich zelfs in een andere behuizing. Hoewel het archieven zijn die stukken bevatten uit de periode 1920-1929 worden zij nog immer aangevuld met recente bescheiden en worden om deze reden niet uit elkaar gehaald. Het is de bedoeling dat genoemde series bij een volgende inventarisatie worden betrokken. De stukken omschreven bij de inventarisnummers 44-80 maken onderdeel uit van het secretarie-archief en worden daarin bewaard omdat de archieven van de gemeentelijke diensten en bedrijven uit deze periode verloren zijn gegaan. Omwille van het genealogisch onderzoek is er voor gekozen om enkele pakken archiefbescheiden te bewaren hoewel deze na selectie vernietigd hadden mogen worden. Het gaat hier om staten met betrekking tot (los) personeel en dienstplichtigen (zie inventarisnummers 88, 89 en 488).

Er waren geen sporen van beschadiging. De stukken waren gehecht in dossiermappen welke niet waren "ontspijkerd". Er werden geen voorwerpen aangetroffen met een museale waarde. Het te bewerken archief bevond zich in een archiefbewaarplaats die niet onder het beheer staat van een archivaris in de zin van de Archiefwet 1962. Om deze reden werd Gedeputeerde Staten op de hoogte gebracht van het voornemen tot inventarisatie. Dit geschiedde onder toezicht van de Provinciale Archiefinspectie. Na vernietiging bedraagt het beschreven archief nog 6 meter. De vernietiging geschiedde op grond van de "Handleiding vernietiging archiefbescheiden (inter-) gemeentelijke organen" van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de "Leidraad voor de selectie op vernietiging van archiefbescheiden van gemeentelijke organen" door de Kring van Archivarissen Noord-Brabant (BASC). Het archief van de gemeente Heemstede is tijdens de inventarisatie verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. De materiële staat van de stukken is goed. Het archief bevindt zich in de archiefbewaarplaats van de gemeente Heemstede, Raadhuisplein 1 te Heemstede.

Voor het realiseren van deze inventaris ben ik speciale dank verschuldigd aan: Mevr. drs. M.L. Loef, Provinciale Archiefinspecteur die als mentor mij heeft begeleid bij de inventarisatie van dit archief, Dhr. R.H.A. van Bruggen, archiefmedewerker gemeente Heemstede en het College van B en W dat mij de gelegenheid bood om dit project aan te pakken.