In lid j van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 24 van de Nederlandse Uitvoeringswet AVG is opgenomen dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij het Noord-Hollands Archief inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat betrokkenen overleden zijn of toestemming voor inzage hebben gegeven en als zij kunnen aantonen dat het leveren van bewijs van overlijden of het vragen van toestemming een onevenredige inspanning is. Als onderzoeker bent u verantwoordelijk voor de verdere verwerking van persoonsgegevens van eventueel nog levende personen die in de archiefstukken voorkomen.

Wanneer u wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel overleden zijn, dient u van deze personen een overlijdensbewijs te overleggen. Om onderzoek te kunnen doen in dossiers van personen die mogelijk nog in leven zijn, moet uw onderzoek aan alle onderstaande punten voldoen: 

• De verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek.
• Het onderzoek dient een algemeen belang.
• Het vragen van uitdrukkelijke toestemming c.q. het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning.
• Bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad.

Om te kunnen toetsen of uw onderzoek aan bovenstaande punten voldoet, moet u bij het verzoek tot inzage een onderzoeksopzet toevoegen. Een belangrijke voorwaarde bij het verlenen van inzage is de vraag of de privacy van in de dossiers genoemde personen voldoende wordt gewaarborgd. Dit zal beoordeeld worden naar aanleiding van uw beantwoording van onderstaande vragen. Daarnaast willen we met deze informatie een beeld krijgen van uw onderzoek. In eerste instantie om te beoordelen of uw aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Wellicht kunnen we met u meedenken welke archieven nog meer relevant zijn.

1. Inleiding (wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen?).
2. De onderzoeksvraag.
3. Doelstelling (wat moet het onderzoek opleveren: boek, artikel, promotie etc.?).
4. Opbouw van het onderzoek en de onderzoeksmethode(n).
5. Welke beperkt openbare dossiers van het Noord-Hollands Archief zijn noodzakelijk voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
6. Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
7. Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen?
8. Hoe wordt de privacygevoelige informatie van nog levende personen, overgenomen uit de dossiers, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
9. Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer wordt geschaad? De resultaten worden bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, namen van betrokken personen worden niet genoemd, wijze van anonimiseren etc.

Wilt u uw onderzoeksopzet puntsgewijs indienen, dus genummerd van 1 t/m 9?